Einen Business Case schreiben

Siehe auch: Business Writing Tipps

Ein Business Case soll wichtige Entscheidungsträger von den Vorzügen einer bestimmten Vorgehensweise überzeugen.

Dies ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Projektdokumentation: Wenn in einem Projektbericht beschrieben wird, was zu tun ist, und in einem Projektplan erläutert wird, wie, wird im Business Case erläutert, warum.

Ein guter Business Case erklärt das Problem, identifiziert alle möglichen Optionen, um es anzugehen, und ermöglicht es den Entscheidungsträgern, zu entscheiden, welche Vorgehensweise für das Unternehmen am besten geeignet ist.



Außerdem können Änderungen des Umfangs oder des Zeitrahmens des Projekts anhand des ursprünglichen Zwecks bewertet werden.

Was ist schon passiert?

Bevor Sie einen Business Case schreiben, sollten Sie das Problem und mögliche Lösungen gründlich untersucht haben. Auf dieser Seite wird davon ausgegangen, dass Sie diese Arbeit bereits alleine oder als Teil einer Arbeitsgruppe ausgeführt haben.

Die Struktur des Business Case



Ein Business Case muss den Leser durch das Problem führen, verschiedene Lösungen in Betracht ziehen und schließlich entscheiden, welche Option die beste ist. Es braucht daher eine klare Struktur mit vielen Überschriften und Unterüberschriften, um den Leser anzuleiten.

Top Tipp!


Viele Unternehmen verfügen über eine Vorlage für Geschäftsfälle, in der die erforderliche Struktur und das erforderliche Format festgelegt sind. Überprüfen Sie daher, ob in Ihrem Unternehmen eine Vorlage vorhanden ist, bevor Sie beginnen.

Abschnitte, die normalerweise in einem Geschäftsfall erforderlich sind, sind:

1. Zusammenfassung

Das Zusammenfassung fasst den Business Case einschließlich Ihrer Empfehlung zusammen. Es wird oft am besten zuletzt geschrieben, wenn Sie sich über Ihre empfohlene Vorgehensweise und warum klar sind. Denken Sie daran, dass einige Entscheidungsträger möglicherweise nur die Zusammenfassung lesen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle relevanten Informationen enthalten.

2. Einführung



In diesem Abschnitt wird der Business Case vorgestellt und kurz erläutert, worum es geht.

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3. Erklärung des Problems

Dies sollte ein kurzer Absatz sein, in dem das Problem beschrieben wird. Es sollte sich auf die Strategie oder Vision der Organisation beziehen, um zu zeigen, wie wichtig die Lösung des Problems für die Organisation ist.

4. Analyse

Dieser Abschnitt enthält eine detailliertere Darstellung des Problems und warum es wichtig ist, es zu beheben. Es sollte jede Analyse enthalten, die Sie oder andere durchgeführt haben, um die Auswirkungen oder die Gründe für das Problem zu ermitteln. Harte Beweise sind immer hilfreich: die Anzahl der Betroffenen oder die Kosten für das Unternehmen oder seine Kunden. An dieser Stelle sollte jeder erwähnt werden, der an der Arbeit innerhalb oder außerhalb der Organisation beteiligt war.

5. Diskussion möglicher Optionen



Sie sollten identifizieren und diskutieren alle Mögliche Optionen zur Behebung des Problems, einschließlich Nichtstun. Für jeden müssen Sie diskutieren:

  • Die Vorteile : warum es eine gute Idee wäre, dies zu tun, einschließlich wie weit es das Problem angeht;
  • Die Kosten , einschließlich Ressourcenanforderungen. Es ist oft hilfreich, Zahlen und Grafiken Hier;
  • Der wahrscheinliche Zeitrahmen für das Projekt und mit Gründen eine Rendite auf die Investition zu sehen; und
  • Die Risiken beides, und das könnte eine erfolgreiche Implementierung verhindern.

Diese sollten nach Möglichkeit realistisch sein und vorzugsweise durch solide Daten gestützt werden. Wo Sie geschätzt haben, sollte dies auf einer vernünftigen Quelle beruhen, die Sie nach Möglichkeit zitieren sollten.

6. Empfehlung

Schließlich sollten Sie eine Empfehlung abgeben, für welche Option die beste ist, und dabei Kosten und Nutzen abwägen.

7. Details Ihrer gewählten Option



Abhängig von den Präferenzen Ihres Unternehmens, der Art des Business Case und Ihrer Meinung dazu möchten Sie in dieser Phase möglicherweise eine detailliertere Betrachtung Ihrer gewählten Option vornehmen. Alternativ können Sie eine detailliertere Analyse in einen Anhang aufnehmen, die alle unterstützenden Daten enthält, oder einen späteren Bericht mit allen Projektdetails bereitstellen.

Wenn Sie weitere Details angeben, ist dies eine gute Gelegenheit, eine Projektplan skizzieren (Siehe unsere Seiten auf Projektmanagement und Projektplanung für mehr) und eine gründlichere und vollständigere Risikoanalyse (siehe unsere Seite auf Risikomanagement für mehr).

Diese zeigen, dass Sie das Projekt ausführlich durchdacht haben und eine vernünftige Vorstellung davon haben, wie lange es dauern wird, welche Ressourcen erforderlich sind und wie Sie die Risiken mindern können. Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob die Organisation derzeit in der Lage ist, die Arbeiten auszuführen, oder ob zusätzliche Ressourcen erforderlich sind.

Sie sollten auch einige Vorschläge für die Projektsteuerung machen, einschließlich einer Gruppe zur Überwachung des Projekts und aller kritischen Entscheidungspunkte.

Ihre Organisation benötigt möglicherweise a detaillierte finanzielle Bewertung , einschließlich Opportunitätskosten des Projekts und einiger Preisnachlässe, wenn die Amortisationszeit mehrere Jahre beträgt. In diesem Fall wird es mit ziemlicher Sicherheit irgendwo detaillierte Richtlinien geben, einschließlich eines Abzinsungsfaktors, den Sie befolgen müssen.

Das Opportunitätskosten ist ein Maß dafür, was Sie sonst mit dem Geld hätten tun können, anstatt in dieses Projekt zu investieren. Im einfachsten Fall ist es der Zinssatz, den es in der Bank verdient hätte, aber in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es auch ein Maß dafür, welche anderen Projekte in diesem Fall nicht durchgeführt werden.

Diskontierung ist eine Methode zur Messung des Barwerts von Zahlungen, die in Zukunft eingehen sollen, um einen direkten Vergleich von Projekten mit unterschiedlichen Amortisationszeiten zu ermöglichen. Es berücksichtigt den Wert, etwas jetzt und nicht später zu haben.

Was ist der Unterschied zwischen dem Prozess des kritischen Denkens und dem Inhalt Ihres Denkens?

Der einfachste Weg, sich das vorzustellen, sind die Zinsen, die Sie für einen Kredit oder eine Hypothek zahlen: Sie möchten, dass das Geld jetzt etwas kauft, damit Sie bereit sind, mehr zu zahlen, als zu warten, bis Sie gespart haben. Wirtschaftswissenschaftler haben berechnet, was „die durchschnittliche Person“ bereit ist zu zahlen, um etwas „jetzt“ zu haben, und dies wird häufig als Standard-Abzinsungsfaktor für die Investitionsanalyse verwendet.

Es ist auch hilfreich, Informationen über anzugeben Ergebnisse und Erfolgskriterien : Woher wissen Sie, dass Ihr Projekt erfolgreich war?

8. Fazit

Sie sollten den Business Case mit einer Erinnerung daran abschließen, warum es wichtig ist, das Problem und die Maßnahmen anzusprechen, die der Leser als Ergebnis des Lesens ergreifen soll, um beispielsweise eine Vorgehensweise zu vereinbaren oder weitere Arbeiten zu genehmigen. Stellen Sie sicher, dass Sie klargestellt haben, warum Ihr Vorschlag der beste Weg ist, um das Problem anzugehen.


Stil und Sprache

Ein Business Case richtet sich häufig an Personen ohne detaillierte Kenntnisse des Themenbereichs. Sie müssen daher Jargon vermeiden und die Sprache so einfach wie möglich halten.

Verwenden Sie kurze Sätze und teilen Sie den Text mit vielen Unterüberschriften auf.

Absätze sollten nicht länger als vier bis fünf Zeilen sein, und Sie sollten eine Zeile zwischen den Absätzen lassen. Kürzer ist besser als länger.

Sie sollten auch versuchen, ein Gefühl für die Dringlichkeit zu entwickeln. Machen Sie deutlich, wann Sie eine Entscheidung benötigen und warum dieses Datum entscheidend ist.

Ein kurzer Hinweis zum Überprüfen und Korrekturlesen

Wie bei allem, was geschrieben wurde, ist es immer eine gute Idee, sich Ihre Arbeit nach einer Pause noch einmal anzusehen. Wenn möglich, machen Sie es einen Tag später, aber wenn dies nicht möglich ist, dann mindestens ein paar Stunden. Es ist auch eine gute Idee, jemanden dazu zu bringen, Ihre Arbeit zu überprüfen.

Beziehen Sie sich immer wieder auf den Business Case

Nach der Genehmigung ist Ihr Geschäftsfall kein statisches Dokument. Jede Änderung des Projekts sollte dagegen abgewogen und, falls vereinbart, berücksichtigt werden, damit der Business Case eine vollständige Aufzeichnung des Projekts bleibt. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung eines Projekts (siehe unsere Seite unter Projektmanagement für mehr).

Es kann auch hilfreich sein, bei der Überwachung und Bewertung des Fortschritts auf den Business Case zurückzugreifen, um Ihre ursprünglichen Ziele zu überprüfen und sicherzustellen, dass Ihr Projekt weiterhin die vorgeschlagenen Vorteile bietet.




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