Die Rolle des Sekretärs

Siehe auch: Notizen

Im Laufe Ihrer Karriere sowie in anderen Zeiten Ihres Lebens werden Sie möglicherweise gebeten, sich das Protokoll eines Meetings zu nehmen. Möglicherweise werden Sie sogar gebeten, eine formelle Rolle als Sekretär einer Gruppe oder Organisation zu übernehmen, sei es freiwillig oder als bezahlte Position.

In dieser Funktion ist es wichtig, dass Sie wissen, was zu tun ist, und dass Sie klare und genaue Notizen machen können, da die Aufgabe des Sekretärs in erster Linie darin besteht, eine offizielle Aufzeichnung des Treffens zu erstellen.

Die Verantwortung des Sekretärs

Die Rolle des Sekretärs in einer formellen Gruppe besteht darin, den Prozess der Sitzungen zu überwachen. Sie sind in der Regel die Person, die die Vorkehrungen für die Sitzungen einschließlich der Hauptversammlungen trifft und formelle Aufzeichnungen über den Prozess und die Entscheidungen der Gruppe führt: das Protokoll der Sitzung. Dies kann das Führen von Korrespondenzaufzeichnungen umfassen.



Diese Seite konzentriert sich hauptsächlich auf die formalen Aspekte der Rolle des Sekretärs und insbesondere auf die der Sitzungen.


Vorbereitung: Vor dem Treffen

Es gibt eine Reihe von Dingen, die die Sekretärin vor einer Besprechung wissen muss. Die meisten davon können leicht herausgefunden werden, indem die Person gefragt wird, ob sie die Besprechung leitet.

Die wichtigsten sind:

  • Wer soll die Vorkehrungen für das Treffen treffen? , einschließlich der Suche nach einem Veranstaltungsort und der Organisation geeigneter Erfrischungen und AV-Einrichtungen? Dies ist oft die Sekretärin.
  • Wer ist für die Vorbereitung der Tagesordnung verantwortlich? Jeder Stuhl hat seine eigenen Vorlieben, aber dies ist normalerweise auch eine Sekretariatsverantwortung für die Arbeit mit dem Stuhl. Es kann andere Personen geben, die das Recht haben, Punkte auf die Tagesordnung zu setzen. Siehe unsere Seite: Agenda festlegen für mehr Informationen.
  • Die Sekretärin trägt dazu bei, dass die Tagesordnung nicht überlastet wird Dies kann die Erörterung mit dem Vorsitzenden und anderen beinhalten, was auf eine spätere Sitzung verschoben werden könnte und was in einem schriftlichen Bericht behandelt werden könnte.
  • Welche Art von Notizen oder Protokollen sind erforderlich? Müssen es formelle Protokolle sein, in denen dargelegt wird, wer was gesagt hat, oder kurze Notizen, in denen die vereinbarten Maßnahmen aufgezeichnet sind?
  • Wie schnell müssen Notizen oder Protokolle nach dem Meeting erstellt und verteilt werden?
  • Wie werden die Notizen zur Veröffentlichung gelöscht? Einige Lehrstühle genehmigen gerne Minuten, bevor sie weitergeschickt werden, während andere es vorziehen, dass sie gleichzeitig an mehrere wichtige Teilnehmer verteilt werden.

Wenn Sie neu in Ihrer Rolle als Sekretär sind Es lohnt sich auch herauszufinden, wer voraussichtlich anwesend sein wird, welche Organisationen sie vertreten und welche Probleme bei früheren Treffen angesprochen wurden.



Dies hilft Ihnen zu verstehen, was los ist. Sie können dies tun, indem Sie sich die letzten Sitzungsprotokolle ansehen und den Vorsitzenden fragen, was wahrscheinlich besprochen wird.

Der Sekretär ist für den Versand der Unterlagen für das Treffen verantwortlich. Dies umfasst unter anderem die Tagesordnung, das Protokoll der letzten Sitzung sowie alle Diskussions- oder Informationspapiere.

Am Tag des Treffens

Am Tag des Treffens muss die Sekretärin verschiedene Dinge tun:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer an der Besprechung teilnehmen soll. Wenn das Gebäude über Sicherheitspersonal verfügt, müssen Sie möglicherweise eine Teilnehmerliste bereitstellen.
  • Kommen Sie früh zum Veranstaltungsort und überprüfen Sie, ob alles in Ordnung ist. Wenn Sie für die Besprechungsarrangements verantwortlich sind, stellen Sie sicher, dass alles vorhanden ist, der Raum korrekt eingerichtet ist, alle AV-Geräte funktionieren, genügend Stühle vorhanden sind und Erfrischungen eingetroffen sind.
  • Vielleicht möchten Sie darüber nachdenken, wer wo sitzt und markieren Sie sogar unseren Sitzplan, da dies einen großen Unterschied in der Art und Weise macht, wie das Meeting abläuft. Sie sollten sicherstellen, dass der Stuhl zentral sitzt und dass Sie neben ihnen sitzen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Ersatzkopien von Papieren für diejenigen haben, die keine Kopie mitgebracht haben. Wenn es viele Beiträge gibt, kann es angebracht sein, diese in einem Ordner mit Seiten- / Abschnittsnummern anzuordnen, damit die Teilnehmer leicht Beiträge finden können, die sich auf die aktuelle Diskussion beziehen.
  • Wenn Sie Namensschilder verwenden Stellen Sie sie in alphabetischer Reihenfolge auf einem Tisch neben der Tür ab, wo die Teilnehmer sie bei ihrer Ankunft abholen können.

Protokoll einer Besprechung

Willkommen und Einführung

Das Protokoll muss eine vollständige Liste der Anwesenden und aller Personen enthalten, die sich entschuldigt haben.

Um zu vermeiden, dass Sie hektisch kritzeln, wenn sich Personen am Tisch vorstellen, verteilen Sie ein Anmeldeformular, in dem Sie aufgefordert werden, ihre Namen, Organisationen und Kontaktdaten anzugeben. Notieren Sie sich alle Entschuldigungen für die Abwesenheit, die Sie während der Einführung erhalten haben: Die Leute stellen sich oft als 'So-and-so-Ersatz' vor und senden übrigens ihre Entschuldigungen.

Das Hauptgeschäft

Wie Sie sich in der Besprechung Notizen machen, hängt davon ab, wie formell das Protokoll sein muss.



Wenn Sie nur eine kurze Zusammenfassung der Diskussion sowie Aktionspunkte melden, können Sie es sich leisten, die Diskussion anzuhören und sie dann in Notizform zusammenzufassen.

Wenn Sie jedoch die wichtigsten Punkte der einzelnen Redner aufschreiben sollen, müssen Sie einen umfassenderen Satz von Notizen machen, einschließlich der Namen oder Initialen der Redner.

Es ist eine Frage der Wahl, ob Sie einen Laptop oder Stift und Papier verwenden, um Notizen zu machen. Es ist jedoch auch wichtig, sich vorab beim Stuhl zu erkundigen, insbesondere in einer bezahlten Rolle.

wie man beim Lesen gute Notizen macht



Praktische Tipps zum Schreiben in Minuten


  • Entwickeln Sie Ihre eigene Abkürzung für Schlüsselwörter, Phrasen oder Jargon in Ihrem Fachgebiet, sodass Sie nur Initialen für gebräuchliche Phrasen verwenden können.
  • Verwenden Sie Initialen, um Sprecher in Ihren Notizen zu identifizieren. Wenn Sie sich über den Namen nicht sicher sind, verwenden Sie die Organisation: Niemand wird Einwände dagegen erheben, als 'Vertreter der x-Organisation' identifiziert zu werden. Nicht zugeordnete Ansichten können Sie jedoch in Schwierigkeiten bringen.
  • Wenn mehrere Personen denselben Punkt vertreten, fügen Sie einfach 'X & Y vereinbart' hinzu.

Siehe unsere Seite: Notizen für mehr Informationen.

Unterstützung des Prozesses

Es ist die Aufgabe des Vorsitzenden, den Prozess des Meetings zu verwalten, aber es gibt verschiedene Dinge, die die Sekretärin tun kann, um zu helfen.

Diese schließen ein:

  • Geben Sie dem Vorsitzenden ruhig eine Notiz, in der alle Probleme mit dem Zeitpunkt der Tagesordnung, dem Ausrutschen oder dem Eintreffen des Kaffees hervorgehoben werden.
  • Fassen Sie die Diskussion zusammen und fassen Sie sie zusammen. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Leute wieder anfangen, die gleichen Punkte zu machen.
  • Bitten Sie um Klärung eines bestimmten Punktes, wenn Sie ihn nicht verstehen. Wenn Sie dies nicht tun, werden es wahrscheinlich auch andere nicht tun, und Sie müssen es trotzdem verstehen, um es richtig zu protokollieren.
  • Sobald eine Aktion vereinbart wurde, überprüfen Sie, wer sie durchführen wird. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Meeting zustimmt, dass Maßnahmen erforderlich sind und was diese Maßnahmen sind, ohne zuzuweisen, wer dafür verantwortlich ist. Sie als Sekretär können sicherstellen, dass dies nicht geschieht.

Abhängig von der Art der Organisation, ob Sie sich auf einem relativ jungen Niveau befinden oder die Rolle freiwillig ist und Sie ein gewähltes Mitglied eines Ausschusses sind, ist es wahrscheinlich am besten, diese Verantwortlichkeiten im Voraus mit dem Vorsitzenden zu besprechen, um sicherzustellen, dass Sie eingreifen wird begrüßt.

WARNUNG!


Es ist leicht, sich von einer interessanten Diskussion ablenken zu lassen und zu vergessen, etwas aufzuschreiben. Versuchen Sie, sich jederzeit auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren, auch wenn die Diskussion im Kreis läuft. Der Stuhl kann Sie jederzeit auffordern, eine Zusammenfassung zu erstellen.


Nach dem Treffen

Jetzt beginnt die Arbeit wirklich!

Beginnen Sie am besten so bald wie möglich nach dem Meeting mit dem Schreiben von Protokollen. So transparent Ihre Notizen in der Besprechung auch waren, sie werden 24 Stunden später nicht annähernd so klar sein. Wenn Sie sie zwei Wochen lang verlassen, werden Sie sich fragen, ob Sie es tatsächlich in der Besprechung waren.



Das Protokoll sollte der Reihenfolge der Tagesordnung entsprechen. Selbst wenn jemand später in der Besprechung ein bestimmtes Thema erneut aufgegriffen hat, sollten Sie diese Diskussion in den ursprünglichen Tagesordnungspunkt aufnehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Punkte in die Diskussion einbeziehen, alle getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen sowie die Verantwortlichen für die Maßnahmen.

Protokolle werden fast immer in der Vergangenheitsform geschrieben und normalerweise im passiven Sprachgebrauch („X hat dargelegt, dass y passieren muss; es wurde vereinbart, dass Z verantwortlich sein würde“). Verwenden Sie 'würde' anstelle von 'wird' für das, was passieren wird, insbesondere bei formellen Protokollen.

Es ist eine Frage des Stils, ob Sie Vornamen, Titel plus Nachnamen oder Initialen verwenden, um sich auf diejenigen zu beziehen, die sprechen. Wenden Sie sich an den Stuhl oder schauen Sie sich die letzten Minuten an, um zu sehen, was zuvor getan wurde, und verwenden Sie den gleichen Ansatz konsequent.

Prüfen und Genehmigen

Wenn Sie mit dem Schreiben von Minuten noch nicht vertraut sind, kann es ratsam sein, die Protokolle an eine oder zwei vertrauenswürdige Personen zu senden, um sie zu überprüfen und zu kommentieren, bevor Sie sie weiter verbreiten.

Eine dieser Personen sollte wahrscheinlich der Vorsitzende sein, es sei denn, sie haben Sie selbst gebeten, sie zuerst an eine andere Person zu senden. Sobald das Protokoll vom Vorsitzenden genehmigt wurde, kann es den Teilnehmern in größerem Umfang zur Verfügung gestellt und gegebenenfalls auf einer Website veröffentlicht werden. Beachten Sie, dass die Teilnehmer möglicherweise Fehler korrigieren möchten und Korrekturen in den nächsten Minuten vorgenommen werden müssen.

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