Remote-Meetings und Präsentationen

Siehe auch: So führen Sie ein Meeting durch

Anfang 2020 veränderte das Coronavirus die Arbeitsweise vieler Menschen. Es gab persönliche Interaktionen, und es kamen entfernte Besprechungen und Arbeiten von zu Hause aus. Große Konferenzen und Veranstaltungen wurden fast über Nacht abgesagt oder virtuell. Wir alle mussten plötzlich neue Fähigkeiten erlernen, um an entfernten Meetings teilzunehmen und zu präsentieren.

Für viele Menschen war dies eine große Chance. Es bedeutete, nicht zur Arbeit reisen zu müssen, um Stress abzubauen. Einige haben möglicherweise schon seit einiger Zeit darum gebeten, remote zu arbeiten, und diese Erfahrung und die damit verbundene zusätzliche Flexibilität genutzt.

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Es ist unwahrscheinlich, dass wir jemals vollständig in eine Welt zurückkehren werden, in der wir Geschäftstreffen nur von Angesicht zu Angesicht abhalten oder in der so viele Menschen von Büros im Zentrum der Städte aus arbeiten. Wir waren bereits auf dem Weg zu dem Verständnis, dass nicht alle Geschäftsreisen notwendig waren. Dies bedeutet jedoch, dass das Wissen, wie man bei Remote-Meetings und -Konferenzen läuft und präsentiert, mittlerweile zu einer wesentlichen Fähigkeit geworden ist.




Hosting, Teilnahme und Präsentation

Bei Remote-Meetings gibt es drei Hauptrollen: Hosting, Teilnahme und Präsentation.



  • Der Gastgeber ist die Person, die das Meeting „besitzt“: Sie richtet es ein, kontrolliert die Fähigkeit der Teilnehmer zu sprechen oder teilzunehmen und beendet das Meeting. Sie entscheiden auch über die Plattform, die für das Meeting verwendet wird (siehe Kasten).

  • Die Teilnehmer Schließen Sie alle Teilnehmer des Meetings ein. Sie können zuschauen und zuhören oder aktiv teilnehmen.

  • Moderatoren sind diejenigen, die eine Präsentation bei einem Meeting halten.

Hosting von Remote-Meetings



Der Host verfügt in einem Remote-Meeting über beträchtliche Leistung - ähnlich wie beim Stuhl in einer persönlichen Besprechung . Sie können die zu verwendende Software auswählen (siehe Kasten) und steuern, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt spricht.

Der Gastgeber legt auch die Regeln für das Meeting fest.

Diese können von der Organisation festgelegt werden, insbesondere in einer Arbeitssituation. Es ist jedoch Sache des Gastgebers, alle vorab an die Erwartungen zu erinnern. In der Einladungs-E-Mail sollten sie Regeln zur Kleiderordnung oder zu anderen Einschränkungen festlegen. Dazu kann beispielsweise gehören, dass Sie kein Schlafzimmer für eine Videokonferenz verwenden oder dass Sie alle bitten, ihre Mikrofone stumm zu schalten, es sei denn, sie wurden zum Sprechen aufgefordert.



Software für Remote-Meetings


Es gibt eine Reihe von Software und Apps zum Ausführen von Remote-Meetings. Einige beliebte Optionen sind Skype, Zoom und Google Hangouts Meet.

All dies hat Vor- und Nachteile.

Als Gastgeber ist es wichtig:

  • Wählen Sie eine App, mit der Sie vertraut sind . Insbesondere müssen Sie über die Sicherheitsoptionen Bescheid wissen und wissen, wie Sie sie herunterfahren können, wenn etwas Unangenehmes passiert und Sie in irgendeiner Weise vom Gate abgestürzt sind.
  • Stellen Sie sicher, dass alle anderen wissen, was Sie verwenden und wie Sie es verwenden. Stellen Sie bei Bedarf eine Anleitung oder einen Weblink bereit, damit die Benutzer wissen, wie sie auf die Software zugreifen können, und sie vorab herunterladen können.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Remote-Meetings die Konzentration aller stärker beeinträchtigen als persönliche Treffen.

Jeder muss härter arbeiten, um die Körpersprache und andere nonverbale Hinweise zu erfassen. Daher ist es viel anstrengender, an Remote-Meetings teilzunehmen. Als Gastgeber, Versuchen Sie, das Meeting kurz zu halten.



Es gibt Dinge, die Sie tun können, um dabei zu helfen. Sie können beispielsweise die Besprechungsteilnehmer bitten, Ihnen mitzuteilen, ob sie ein besonderes Interesse an einem Tagesordnungspunkt haben, damit Sie sie bitten können, darüber zu sprechen. So müssen Sie nicht auf visuelle Hinweise warten.

‘Zoom-Ermüdung’


In den frühen Tagen der Coronavirus-Sperrung in Großbritannien gab es viele Geschichten über Schulen und Arbeitsplätze, in denen erwartet wurde, dass Kinder und Erwachsene den ganzen Tag auf Zoom oder anderen Videokonferenzplattformen verbringen.

Die sozialen Medien waren voll von Menschen, die am Ende des Tages über Erschöpfung berichteten, und das Phänomen wurde als „Zoom-Müdigkeit“ bekannt.

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Glücklicherweise wurden Anpassungen schnell vorgenommen, da alle erkannten, dass digitale Besprechungen nicht mit dem Sitzen in einem Klassenzimmer oder einer ganztägigen Besprechung identisch waren.

Aber warum nicht?

Es stellt sich heraus, dass Sie sich in einem digitalen Meeting viel stärker konzentrieren müssen. Es ist wirklich viel anstrengender, weil Sie den anderen Menschen viel mehr Aufmerksamkeit schenken müssen, um Körpersprache und andere nonverbale Kommunikation zu erlernen. Sie können weniger von ihnen sehen, und wenn es viele Menschen gibt, ist es noch schwieriger.

Es stellt sich heraus, dass es einen sehr guten Grund gibt, warum das Limit für das kostenlose Konto bei Zoom-Anrufen 40 Minuten beträgt: Es ist lang genug für die meisten Zwecke.


Teilnahme an Remote-Meetings

Vor der Teilnahme an Remote-Meetings müssen alle Teilnehmer berücksichtigt werden, einschließlich des Hosts und aller Präsentatoren. Diese schließen ein:

  • Auswahl eines geeigneten Ortes

    Sie sollten ein ruhiges Zimmer wählen, weg vom Rest der Familie. Es muss auch eine anständige Internetverbindung vorhanden sein. Vermeiden Sie daher, dass Sie zu weit vom WLAN-Router entfernt sind, es sei denn, Sie haben genügend Booster im Haus. Sie müssen auch darüber nachdenken, wo Sie sitzen werden. Es ist besser, natürliches Licht zu haben, aber NICHT direkt hinter Ihnen, da dies es schwieriger macht, Ihr Gesicht zu sehen.

    Ein Wort zum Hintergrund


    Es lohnt sich darüber nachzudenken, was sich in der Kameraaufnahme hinter Ihnen befindet, denn jeder wird es sehen. Eine klare Wand ist in Ordnung, ebenso wie ein Bücherregal (obwohl Sie vielleicht überlegen möchten, welche Bücher die Leute sehen werden).

    In einigen Apps können Sie einen virtuellen Hintergrund einrichten. Dies erfordert jedoch möglicherweise einen „grünen Bildschirm“, und ohne diesen Effekt ist der Effekt möglicherweise nicht optimal.


  • Einrichten der Technologie

    Wenn Sie die Kamera und nicht nur Audio verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie sie auf oder um Augenhöhe haben. Das sieht viel natürlicher aus. Überprüfen Sie Audio und Video im Voraus (viele Apps erledigen dies für Sie, wenn Sie eine Verbindung herstellen) und schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, es sei denn, Sie sprechen, um andere Lautsprecher nicht zu stören.

  • Ablenkungen entfernen

    Denken Sie daran, dass Sie für den Besprechungsleiter und andere Teilnehmer sichtbar sind. Entfernen Sie Ihr Telefon oder schalten Sie es zumindest auf lautlos, damit Sie nicht durch Benachrichtigungen abgelenkt werden.

Vorherige Vorbereitung und Planung

Wie bei jedem Meeting ist es wichtig, sich im Voraus vorzubereiten. In der Tat ist es in einem Remote-Meeting wahrscheinlich noch wichtiger, sich vorzubereiten, da Sie möglicherweise nur eine Chance haben, zu sprechen.

Schauen Sie sich die Tagesordnung an und überlegen Sie, welche Punkte Sie ansprechen möchten. Verdichten Sie sie so weit wie möglich, um Zeitverschwendung zu vermeiden.

Wenn Sie mehrere wichtige Punkte zu beachten haben, lohnt es sich, dem Host im Voraus eine E-Mail zu senden. Sagen Sie ihnen, was Sie sagen möchten und warum, damit sie Sie in der Besprechung anrufen können.


Präsentieren bei Remote-Meetings

Remote-Präsentationen sind eine Kunst. Es ist NICHT das Gleiche wie eine persönliche Präsentation, und es lohnt sich, vorher darüber nachzudenken. Diese Ideen werden helfen.

  • Kürzen Sie zunächst Ihre Präsentation. Zweitens kürzen Sie es noch einmal.

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    Es ist schwierig, die Aufmerksamkeit der Menschen während einer Remote-Präsentation aufrechtzuerhalten. Die beste Option ist, Ihre Präsentation so weit wie möglich zu verkürzen und insbesondere die Anzahl der Folien zu verringern. Sie sollten darauf abzielen, nur wenige zu haben, die bestimmte Punkte hervorheben - und sich dann kurz fassen.

  • Bauen Sie mindestens 5 Minuten Notfallzeit für Personen ein, die die Konnektivität verlieren

    Es ist ärgerlich, aber es passiert bei Remote-Meetings: Die Leute verlieren die Konnektivität und verpassen etwas, und Sie müssen es noch einmal durchgehen. Bauen Sie diese Zeit ein und stellen Sie sicher, dass noch Zeit für Fragen ist.

  • Machen Sie Ihre Präsentation interaktiv

    Es ist für die Menschen viel einfacher, sich zu konzentrieren, wenn Sie Ihre Präsentation interaktiv gestalten können. Sie können Tools verwenden, um Ihrer Sitzung kurze Fragebögen hinzuzufügen oder eine Pause einzulegen und eine Frage zu stellen. Es ist auch hilfreich, regelmäßig Gelegenheit zu bieten, Fragen zu stellen, anstatt bis zum Ende zu warten.

    Top Tipp! Geben Sie den Menschen genügend Zeit, um zu antworten


    Menschen brauchen oft länger, um in Remote-Meetings zu sprechen, weil sie sicher sein möchten, dass sie niemanden unterbrechen.

    Es kann daher hilfreich sein, längere Pausen zuzulassen, als Sie normalerweise erwarten würden, bevor Sie anfangen zu sprechen. Es lohnt sich auch, am Ende explizit zu überprüfen, ob sonst niemand Fragen hat.


  • Wie bei jedem anderen Teilnehmer sollten Sie Ihre Technologie im Voraus einrichten

    Wählen Sie Ihren Standort, stellen Sie sicher, dass es ruhig ist, und richten Sie Ihren Hintergrund ein. Lassen Sie alle Folien geöffnet und zum Teilen bereit sein, und wissen Sie, wie dies im Voraus zu tun ist.

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    Wenn Sie viele Remote-Präsentationen durchführen möchten, lohnt es sich möglicherweise, in ein separates Tischmikrofon zu investieren, anstatt sich auf das auf Ihrem Laptop oder PC zu verlassen. Die Klangqualität wird besser. Die Verwendung von Kopfhörern kann als Zwischenlösung hilfreich sein.

  • Schließen Sie vor dem Start alle anderen Fenster Ihres Computers

    Möglicherweise müssen Sie während Ihrer Präsentation zwischen Apps wechseln. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich anzeigen, was Sie durchsucht haben, oder Ihren neuesten (vertraulichen) Bericht, indem Sie alle Fenster schließen, die Sie nicht verwenden. Vor Starten Sie Ihre Präsentation.

  • Denken Sie während der Präsentation daran, dass Sie vor der Kamera stehen

    Im Gegensatz zu einem Meeting, bei dem Sie wahrscheinlich mindestens einen Meter von einem anderen Teilnehmer entfernt sind - eher in einer großen Präsentation -, sind Sie Ihrer Kamera sehr nahe. Die Kamera wird auf Ihr Gesicht und Ihren Kopf fokussiert, und Sie müssen sie betrachten, NICHT Ihren Monitor oder Ihre Notizen.

    Außerdem sind Ihre Hände weniger sichtbar als gewöhnlich, Ihre Mimik jedoch mehr. Sie müssen daher über Ihre Körpersprache und andere nonverbale Kommunikation nachdenken und sicherstellen, dass diese so effektiv wie möglich ist.

    Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unseren Seiten unter Nonverbale Kommunikation .
  • Teilen Sie anschließend Ihre Präsentation mit

    Dies ist immer wichtig - aber vielleicht noch wichtiger bei einem Remote-Meeting, bei dem Personen möglicherweise die Konnektivität verloren haben und dies nicht sagen wollten.




Ein letztes Wort

Die Teilnahme an Remote-Meetings, einschließlich der Präsentation, ist NICHT gleichbedeutend mit der persönlichen Teilnahme. Man muss sich stärker konzentrieren, und das ist anstrengend. Sie sind harte Arbeit. Als Teilnehmer und insbesondere als Moderator oder Moderator müssen Sie dazu beitragen, dass sie für alle einfacher werden. Die Verwendung der Ratschläge auf dieser Seite hilft Ihnen dabei.

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