Projektplanung

Siehe auch: Aktionsplanung

Unser Projektmanagement Auf dieser Seite werden die Grundlagen zum Verwalten von Projekten erläutert, einschließlich der Erstellung eines Projektplans. Diese Seite enthält weitere Details zu diesem Vorgang. Es werden die Elemente eines Projektplans erläutert und eine Methode zur Erstellung eines Plans vorgeschlagen. Es bietet auch eine visuelle Möglichkeit, einen Projektplan und eine Zeitleiste darzustellen.

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Es wird oft gesagt, dass ein Bild mehr sagt als tausend Worte. In diesem Fall lohnt es sich, ein wenig darüber zu erfahren, wie Sie Bilder zeichnen, die Ihren Projektplan darstellen!

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie dies tun und wie Sie andere in Ihre Planung einbeziehen.



Zusammenarbeit


Die Projektplanung ist eine Teamaktivität, die Sie nicht selbst durchführen können, es sei denn, Sie sind die einzige Person, die an dem Projekt beteiligt ist. Jeder, der beteiligt sein wird, sollte an der Erstellung des Projektplans und der Vereinbarung von Fristen, Ressourcen und den zu erledigenden Aufgaben beteiligt sein und in der Lage sein, den Projektplan fortlaufend einzusehen, um zu überprüfen, was zu tun ist.


Die Bausteine ​​der Projektplanung

Die beiden Grundbausteine ​​von Projektplänen sind Aufgaben und Meilensteine .

  • Aufgaben sind die Arbeiten, die erledigt werden müssen, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Sie dauern eine gewisse Zeit und erfordern Ressourcen, Menschen oder Geld.
  • Meilensteine sind Erfolge, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden. Sie haben keinen Ressourcenbedarf, werden jedoch durch Abschluss der Aufgabe erreicht.

Vorbereiten eines Projektplans

Eine der besten Möglichkeiten der Projektplanung besteht in einer zwei- oder dreistündigen Sitzung mit allen anwesenden Schlüsselpersonen. Dabei werden zwei Farben von Haftnotizen und eine weiße Tafel verwendet, um herauszufinden, was wann und von wem getan werden muss. Einfach aber effektiv.

Der Prozess sollte ungefähr so ​​ablaufen:

  1. Schreiben Sie mit einer Farbe von Haftnotizen alle Meilensteine ​​auf, die Sie auf dem Weg zum Projektergebnis erreichen müssen, und nummerieren Sie sie in chronologischer Reihenfolge. Kleben Sie sie alle auf die linke Seite des Bretts.
  2. Identifizieren Sie für jeden Meilenstein alle anderen, die zuerst erreicht werden müssen, bevor dieser entweder gestartet oder beendet werden kann (Vorläufer), und schreiben Sie sie auf den Post-It-Zettel für diesen Meilenstein.
  3. Identifizieren Sie nun in einer anderen Farbe der Haftnotizen alle Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, um jeden Meilenstein zu erreichen. Verwenden Sie den gesunden Menschenverstand, um zu entscheiden, auf welcher Granularitätsstufe Sie arbeiten möchten. Wenn es sich bei Ihrem übergreifenden Projekt beispielsweise um eine Rekrutierungsübung handelt, möchten Sie jeden Schritt erläutern, von der Erstellung von Stellenbeschreibungen über Werbung, Sieben, Befragung, Durchführung von Überprüfungen bis hin zum Angebot der Stelle. Bei einem viel größeren Projekt können Sie jedoch eine Aufgabe zum 'Rekrutieren eines Projektadministrators' einfügen.
  4. Identifizieren Sie für jede Aufgabe, welche Meilensteine ​​sie füttern, und schreiben Sie die Meilensteinnummer auf das Post-It für die Aufgabe. Schreiben Sie die Feeder-Aufgaben für jeden Meilenstein auf das Post-It.
  5. Identifizieren Sie, wie lange jede Aufgabe dauern wird, und schreiben Sie sie auf das Post-It der Aufgabe.
  6. Identifizieren Sie, welche Ressourcen Sie benötigen, um jede Aufgabe zu erfüllen, und schreiben Sie sie auf das Post-It.



An diesem Punkt stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie zu viele Informationen für die Haftnotizen haben. Wenn ja, fügen Sie entweder andere in verschiedenen Farben für Dauer und Ressourcen hinzu oder fahren Sie mit einer Sekunde für jede Aufgabe und / oder jeden Meilenstein fort.

  1. Identifizieren Sie nun alle zeitlichen Einschränkungen für Meilensteine ​​oder Aufgaben, z. B. „muss vor Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen sein“. Schreiben Sie sie auf das Post-It.
  2. Erstellen Sie einen Kalender auf der weißen Tafel, in dem die Dauer des Projekts von Zeitraum zu Zeitraum angegeben wird.
  3. Platzieren Sie alle Meilensteine ​​und Aufgaben mit zeitlichen Einschränkungen an der richtigen Stelle im Kalender.
  4. Platzieren Sie nun alle anderen Meilensteine ​​und Aufgaben, die mit zeitlich begrenzten verknüpft sind, und zeichnen Sie Pfeile dazwischen, um anzuzeigen, in welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, damit jede Aufgabe gemäß Ihrer Schätzung ausgeführt werden kann.
  5. Wenn Sie noch Meilensteine ​​oder Aufgaben haben, platzieren Sie diese an einer geeigneten Stelle.
  6. Sie sollten nun in der Lage sein, den „kritischen Pfad“ zu sehen, den Prozess, der bestimmt, wie lange Ihr Projekt dauern wird.
  7. Verwenden Sie einen Whiteboard-Stift, um einen möglichen „Durchhang“ zu markieren, dh wo Aufgaben ein wenig ausrutschen können, ohne den kritischen Pfad zu beeinträchtigen.
  8. Schauen Sie sich abschließend an, welche Ressourcen Sie in einem bestimmten Zeitraum benötigen. Wenn Sie zusätzliche Ressourcen benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie sich Zeit und Geld gegeben haben, um diese zu erwerben.

Sie haben jetzt ein einfaches Gantt-Diagramm und einen Projektplan!


Ein Projekt visuell darstellen

Abhängig davon, wie lange Ihr Projekt ausgeführt wird, können Sie sich möglicherweise darauf verlassen, dass die weiße Tafel mit Haftnotizen versehen ist. Wenn Sie können, ist dies möglicherweise die beste, flexibelste und offensichtlichste Möglichkeit, Ihren Projektplan aufzuzeichnen, der in Echtzeit aktualisiert werden kann, um Änderungen widerzuspiegeln. Wenn Sie dies jedoch nicht können, benötigen Sie eine Alternative.

Projektplanungssoftware

Projektplanungssoftware wie Microsoft Project steht zur Erstellung von Projektplänen zur Verfügung. Ihre Informationen werden in Form von Aufgabenlisten mit Fristen und Meilensteinen mit Datumsangaben in eine visuelle Form gebracht. Es hilft Ihnen dabei, festzulegen, was Sie tun müssen, wie lange es dauern wird und welche Verknüpfungen zwischen den Aufgaben bestehen.

Es kann Sie jedoch auch dazu ermutigen, sich zu komplizieren und sich im Detail zu verlieren, anstatt sich auf das Gesamtbild zu konzentrieren. Das Endergebnis ist wahrscheinlich ein Diagramm von solcher Komplexität, dass niemand es verstehen kann. Daher ist es möglicherweise einfacher, den obigen Vorgang zu verwenden und dann ein einfacheres Bild zu zeichnen, z. B. ein Balkendiagramm.

Balken- und Sternendiagramme

Effektives Zuhören erfordert, dass sich der Zuhörer bemüht, Ablenkungen zu reduzieren.

Ein Balken- und Sternendiagramm ist eine einfache Form des Gantt-Diagramms.



Sobald Sie Ihre Aufgaben und Meilensteine ​​identifiziert haben, kann jeder mit Lineal und Bleistift oder einem Programm wie PowerPoint ein Balken- und Sternendiagramm erstellen.

Es werden nur drei Elemente verwendet: Balken für Aufgaben, Sterne für Meilensteine ​​und dazwischen liegende Winkelverbinder. Verwenden Sie die 'Anschlüsse', um Balken und Sterne miteinander zu verbinden.

Ein Beispiel für ein Stern- und Balkendiagramm:

Beispiel für Balken- und Sternendiagramme.

Das Wichtigste ist, dass Sie Ihr Stern- und Balkendiagramm einfach halten, damit es problemlos auf eine einzelne Seite passt. Wenn Sie zu viele Aufgaben und Meilensteine ​​haben, kombinieren Sie einige davon aus Gründen der Übersichtlichkeit.


Fazit

Denken Sie daran, dass es nicht ausreicht, einen fantastischen Projektplan zu erstellen.

Wie kann ich meine Kommunikationsfähigkeiten verbessern

Sie müssen es auch implementieren, und das betrifft andere. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Projektplan sichtbar bleibt.



Zu den guten Möglichkeiten, dies zu tun, gehört die Verwendung von Whiteboards und das Aufzeichnen von Fortschritten an einem offensichtlichen Ort, an dem das gesamte Team sie sehen kann - und um sicherzustellen, dass jeder an regelmäßigen Updates beteiligt ist, oder besser noch, dass er sie aktualisieren kann und kommentieren Sie es selbst. Auf diese Weise übernehmen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit die Verantwortung, und das Projekt startet mit größerer Wahrscheinlichkeit.




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