Projektmanagementfähigkeiten

Siehe auch: Projektplanung

Was ist Projektmanagement?

Sie haben vielleicht viel über Projektmanagement gehört und denken, dass es ein komplexer Prozess ist. Viele Leute finden die Idee des Projektmanagements etwas entmutigend.

Grundsätzlich entscheidet das Projektmanagement jedoch, was zu tun ist, und stellt dann sicher, dass dies geschieht.

So ausgedrückt, es klingt und ist viel einfacher.



Projektmanagement-Qualifikationen

So finden Sie einen Prozentsatz heraus

Personen mit einer Projektmanagementqualifikation - normalerweise PRINCE2 oder dessen Vorgänger PRINCE, was für „Projekte in einer kontrollierten Umgebung“ steht - lassen die mit dem Projektmanagement verbundenen Prozesse häufig sehr kompliziert klingen.

Diejenigen, die Projektmanagement-Schulungen anbieten, haben auch ein begründetes Interesse daran, diesen Eindruck aufrechtzuerhalten.

Während es keinen Zweifel gibt, dass das formale Projektmanagement verhindert hat, dass einige wirklich große Projekte über Zeit und Budget laufen, erfordert die überwiegende Mehrheit der Projekte in den meisten Organisationen und zu Hause keine formale Qualifikation für das Projektmanagement.

Wir schlagen jedoch vor, dass für eine große Anzahl von Projekten, die routinemäßig von Unternehmen und Einzelpersonen durchgeführt werden, einige grundlegende und recht unkomplizierte Praktiken, die konsequent angewendet werden, sicherstellen können, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets Ergebnisse liefern.


Grundregeln des Projektmanagements

Gutes Projektmanagement, wie Risikomanagement ist eine Teamaktivität.

Eines der nützlichen Elemente des formalen Projektmanagements besteht darin, dass Sie gezwungen sind, die richtigen Personen für die Durchführung des Projekts zusammenzubringen. Es hat auch den Vorteil, dass eine gute Dokumentation erforderlich ist.

Diese geben uns zwei grundlegende Regeln des Projektmanagements:



  1. Entscheiden Sie frühzeitig, wer einbezogen werden muss. und bringen Sie sie an den Tisch, um den Umfang, die gewünschten Ergebnisse und die Zeitpläne für das Projekt zu vereinbaren.

    Was sind die Schlüssel zum aktiven Zuhören? (Seite 1)

    Diese Gruppe sollte offiziell als die bezeichnet werden Projektvorstand und für das Projekt verantwortlich sein.

  2. Dokumentieren Sie alles . Sie müssen Ihren Umfang, die gewünschten Ergebnisse und Zeitpläne aufschreiben und regelmäßig überprüfen und festlegen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist.



    Es ist auch hilfreich, alles zu dokumentieren, was mit dem Projekt zu tun hat, auch gelegentliche Telefonanrufe. Halten Sie ein Buch am Telefon und gewöhnen Sie sich an, während eines Telefongesprächs Notizen zu schreiben. Es kann auch nützlich sein, eine E-Mail an die Person zu senden, mit der Sie nach dem Anruf gesprochen haben, und dabei zu notieren, was Sie besprochen und vereinbart haben.

    Ja, das klingt bürokratisch, aber Sie wären überrascht, wie oft zwei Personen aus einem Gespräch mit völlig unterschiedlichen Vorstellungen darüber hervorgehen, was vereinbart wurde. Wenn Sie es aufschreiben und weitergeben, wird sichergestellt, dass Missverständnisse nicht lange anhalten.

Projektdokumentation

Es gibt eine Reihe wesentlicher Projektdokumentationen, die Sie als Projektmanager vollständig vorbereiten müssen.

Sie müssen sich auch die Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass diese Zettel von allen Beteiligten gelesen und genehmigt werden, falls erforderlich, wenn Sie darüber stehen. Wie lange dieser Prozess auch dauert, die Investition lohnt sich, da Sie dadurch in Zukunft viel Zeit und Ärger sparen können.



Gute Projektdokumentation beinhaltet:


  • Eine einseitige Zusammenfassung des Projekts, Darin sind der Projektsponsor, der Projektmanager, der Umfang, die wichtigen Fristen, das Budget und ein „Aufzugsabstand“ des Projekts oder die Art und Weise aufgeführt, wie Sie es dem CEO beschreiben würden, wenn Sie ihn im Aufzug treffen würden ( oder Aufzug) und er fragte, woran Sie arbeiten.
  • Ein Zeitplan / Projektplan, Hier wird festgelegt, wie lange jede Aufgabe dauern wird, welche Einschränkungen sie haben und wer daran beteiligt sein wird.
  • Ein Budget, einschließlich sowohl der Menschen als auch der finanziellen Ressourcen, was oft am schwierigsten zu vereinbaren ist.
  • Eine Risikoanalyse. Siehe unsere Seite auf Risikomanagement Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Gantt-Diagramme

Die wahrscheinlich zeitaufwändigste Vorbereitung, aber die wichtigste ist der Projektplan oder der Zeitplan.

Eine der nützlichsten Formen heißt a Gantt-Diagramm .

Dies wird in visueller Form dargestellt:

  • Alle Aufgaben, die während des Projekts erledigt werden müssen;
  • Einschränkungen, wann Aufgaben erledigt werden können, z. B. welche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor andere beginnen können, oder bestimmte Fristen;
  • Die wahrscheinliche und maximale Dauer jeder Aufgabe;
  • Die Ressourcen, die für jede Aufgabe bereitgestellt werden; und
  • Der kritische Pfad oder in wissenschaftlicher Hinsicht die „geschwindigkeitsbegrenzenden Schritte“, die Aufgaben, die die Länge des Projekts definieren, weil sie nicht verkürzt werden können.

Ein einfaches Gantt-Diagramm sieht normalerweise ungefähr so ​​aus:

Beispiel Gantt Chart Skillsyouneed.com (c) 2014

Da es Verknüpfungen zwischen Aufgaben zeigt, hilft ein solches Diagramm zu verhindern, dass Sie in die Falle der „Wunderkiste“ geraten, wie in „ In diesem Bereich wird ein Wunder geschehen, das uns von dort, wo wir sind, dorthin bringt, wo wir sein müssen '.

Weitere Informationen zu einer anderen Methode zur Vermeidung der „Wunderbox“, der Verwendung von Kausaldiagrammen, finden Sie auf unserer Seite unter Strategisches Denken .

Warnung!


Sie benötigen eine ganze Reihe von Informationen, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, von denen einige geschätzt werden.

Je mehr Sie schätzen, desto ungenauer wird es sein, und Sie müssen Ihre Schätzungen möglicherweise mehrmals überprüfen, bevor Sie einen Zeitplan mit dem Projektsponsor oder dem Projektvorstand vereinbaren.

So finden Sie die Fläche eines Hauses

Wenn Sie jedoch innerhalb der Ressourcenbeschränkungen realistische Schätzungen der erforderlichen Zeit für jede Aufgabe vornehmen und Ihr Gantt-Diagramm zeigt, dass Ihr Projekt drei Monate nach dem gewünschten Enddatum abgeschlossen ist, müssen Sie wahrscheinlich die Fristen neu aushandeln.

Dieser Vorgang wird als „ Erwartungsmanagement “ und wie eine gute Planung werden später Probleme vermieden.


Ihre nächste Aufgabe als Projektmanager ist es, mit der Arbeit zu beginnen. Wenn Sie die Planung abgeschlossen haben, sollte dies relativ einfach sein, da alle Beteiligten wissen, was sie tun. Sie müssen nur regelmäßig überprüfen, ob alles nach Plan verläuft.


Regelmäßige Projektaktualisierungen

Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, regelmäßige Updates von Task-Managern zu erhalten, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Sie müssen dem Projekt auch über den Projektfortschritt Bericht erstatten. Projektvorstand 'und lassen Sie sie Informationen über aufkommende Probleme haben.

kritische Denker kann man am besten beschreiben als

Ihre Aktualisierungen von Aufgabenleitern müssen nicht formal sein. Sie können so einfach sein wie ein normales Telefongespräch über den Fortschritt. Möglicherweise bevorzugen Sie jedoch eine formellere Berichtsstruktur, z. B. einen einseitigen Bericht. Dies kann in einem Ampelformat erfolgen, bei dem die Task-Manager gefragt werden, ob ihre Aufgabe auf dem richtigen Weg ist (grün), das Risiko von Verzögerungen oder Problemen besteht (gelb) oder Verzögerungen oder Probleme auftreten (rot).



Wissen, was los ist


Als Projektmanager ist es wichtig, dass Sie wissen, was los ist. Es ist am besten, sich nicht auf formelle Berichte zu verlassen, da diese irreführend sein können. Gehen Sie raus und sprechen Sie mit den Task-Managern. Lernen Sie sie kennen und bauen Sie gute Beziehungen auf, sodass Sie bei Problemen die erste Person sind, die sie anrufen, anstatt die letzte. Obwohl es nicht unbedingt Ihre Aufgabe ist, alle Probleme zu lösen, gibt Ihnen Ihre Position möglicherweise einen Überblick, sodass Sie zwischen Task-Managern vermitteln und neu auftretende Probleme lösen können, sofern Sie frühzeitig darüber informiert sind.

Verhandlung und Neuverhandlung

Schließlich müssen Projektmanager stark sein Verhandlungsgeschick .

Sie müssen bereit sein, Umfang, Spezifikation, Budget, Fristen und Zeitpläne sowohl mit dem Projektvorstand als auch mit den Task-Managern auszuhandeln und neu zu verhandeln. Flexibilität, Organisation und die Fähigkeit, strategisch zu denken und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, sind entscheidend. Schauen Sie sich also unsere Seiten an Organisationsfähigkeiten und Strategische Denkfähigkeiten .




Endlich…

Obwohl die formale Disziplin des Projektmanagements aus Projekten in einem Arbeitsumfeld hervorgegangen ist, können Sie die Ideen auf jeden Lebensbereich anwenden, in dem Sie etwas erledigen müssen.

Es tut selten weh zu überlegen, was Sie zuerst tun müssen, was getan werden kann, während etwas anderes läuft, und wie lange es dauern wird, bis Sie mit einer Aufgabe beginnen.

Weiter:
Projektplanung

Aktionsplanung