Vorbereitung für eine Präsentation

Siehe auch: Schreiben Sie Ihre Präsentation

Vorbereitung ist der wichtigste Teil einer erfolgreichen Präsentation. Es ist eine absolut wichtige Grundlage, und Sie sollten so viel Zeit wie möglich darauf verwenden, um Abkürzungen zu vermeiden. Eine gute Vorbereitung stellt sicher, dass Sie sorgfältig über die Nachrichten nachgedacht haben, die Sie in Ihrer Präsentation kommunizieren möchten (oder müssen), und trägt auch dazu bei, Ihr Vertrauen zu stärken.

Es gibt eine Reihe von Aspekten, die Sie bei der Vorbereitung einer Präsentation berücksichtigen müssen. Dazu gehören das Ziel der Präsentation, das Thema, das Publikum, der Ort oder Ort, die Tageszeit und die Länge des Vortrags. All dies wirkt sich auf das aus, was Sie sagen und wie Sie es sagen, sowie auf das visuelle Hilfen dass Sie verwenden, um Ihren Standpunkt zu vermitteln.


Das Ziel

Wann immer Sie aufgefordert werden, eine Präsentation zu halten oder mit einer Gruppe von Personen zu sprechen, müssen Sie zunächst nach dem Zweck der Präsentation fragen.



Mit anderen Worten, was wird von der Präsentation erwartet und welche Ergebnisse erwarten die Organisatoren und das Publikum?



Diese Ergebnisse werden Ihre Präsentation prägen, da sie so gestaltet sein muss, dass das Ziel erreicht und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Beispielsweise könnten Sie gebeten werden, einem Gartenclub einen Vortrag zu halten. Möglicherweise wird Ihnen mitgeteilt, dass der Zweck des Vortrags darin besteht, einen regulären Besprechungsplatz zu füllen, und dass die Mitglieder des Clubs den Wunsch geäußert haben, mehr über das Beschneiden zu erfahren. Sie wissen daher, dass Ihr Vortrag unterhaltsam, ziemlich leicht, aber sachkundig sein muss und dass Ihr Publikum etwas Neues lernen möchte.

TOP TIPP!


Stellen Sie bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation sicher, dass Sie sich immer wieder fragen:

'Wie kann dies dazu beitragen, das Ziel und die Ergebnisse zu erreichen?'


Das Thema

Das Thema Ihrer Präsentation oder Ihres Gesprächs kommt vom Ziel. Sie sind miteinander verbunden, aber nicht unbedingt genau dasselbe.



Zum Beispiel:

  • Das Thema kann Ihnen von der Organisation gegeben werden, die Sie eingeladen hat (z. B. über das Beschneiden im Gartenclub).

  • Möglicherweise kennen Sie sich in einem bestimmten Bereich aus (vielleicht haben Sie ein Interesse an der lokalen Geschichte).



  • Das Thema kann innerhalb bestimmter Grenzen ganz von Ihnen gewählt werden (Sie können beispielsweise aufgefordert werden, ein Thema anzugeben Präsentation bei einem Interview bei einem Projekt, von dem Sie glauben, dass es Ihre Fähigkeiten besonders entwickelt hat).


Die Zuschauer

Bevor Sie Material für eine Präsentation vorbereiten, sollten Sie Ihr potenzielles Publikum berücksichtigen.

Die Anpassung Ihres Vortrags an das Publikum ist wichtig und die folgenden Punkte sollten berücksichtigt werden:

  • Die Größe der Gruppe oder des erwarteten Publikums.

    Was ist der Zweck der Präsentation?


  • Die Altersspanne - ein Gespräch, das sich an Rentner richtet, unterscheidet sich erheblich von einem Gespräch, das sich an Jugendliche richtet.

  • Geschlecht - wird das Publikum überwiegend männlich oder weiblich sein?

  • Ist es ein gefangenes Publikum oder werden sie aus Interesse dort sein?

  • Wirst du in ihrer Arbeit oder Freizeit sprechen?

  • Wissen sie schon etwas über Ihr Thema oder wird es für sie völlig neu sein? Ist das Thema Teil ihrer Arbeit?

  • Sind Sie da, um zu informieren, zu lehren, zu stimulieren oder zu provozieren?

  • Können Sie Humor verwenden und wenn ja, was wäre angemessen? Wenn Sie diesbezüglich Zweifel haben, ist es wahrscheinlich am besten, alles zu vermeiden, was auch nur aus der Ferne riskant ist.


Der Ort

Es ist wichtig, möglichst viele Vorabinformationen über den Ort zu haben, an dem Sie sprechen werden.

Es kann hilfreich sein, den Veranstaltungsort vor der Veranstaltung zu besichtigen. Es hilft viel, die Angst zu unterdrücken, wenn Sie sich den Ort vorstellen können, während Sie Ihr Gespräch vorbereiten. Selbst wenn Sie nicht besuchen können, werden Sie es wahrscheinlich hilfreich finden zu wissen:

  • Die Größe des Raumes;

    Kommunikation kann auch ohne gemeinsames Verständnis stattfinden.
  • Die Sitzordnung (zum Beispiel im Theaterstil mit Sitzreihen oder rundem Tisch);

  • Die Verfügbarkeit von Geräten, z. B. Mikrofon, Laptop und Projektor, Flipchart;

  • Die Verfügbarkeit von Steckdosen und ob ein Verlängerungskabel für Geräte erforderlich ist, die Sie verwenden möchten;

  • Wenn der Raum Vorhänge oder Jalousien hat. Dies ist relevant, wenn Sie visuelle Hilfsmittel verwenden möchten, damit Sie das richtige Ambiente für Ihre Präsentation sicherstellen können.

  • Die Position der Lichtschalter. Überprüfen Sie, ob Sie jemanden benötigen, der Ihnen hilft, wenn Sie Audio- / Videogeräte verwenden und das Licht ausschalten müssen.

  • Die Wahrscheinlichkeit von Ablenkungen von außen, z. B. Lärm aus einem anderen Raum; und

  • Die Verfügbarkeit von Parkmöglichkeiten, so dass Sie keinen langen Spaziergang mit der Ausrüstung haben, die Sie möglicherweise mitnehmen müssen.

Wenn diese Informationen nicht im Voraus verfügbar sind, ist es hilfreich, etwas früher anzureisen, damit Sie Zeit für die Einrichtung haben.


Die Zeit

Die Tageszeit für eine Präsentation ist häufig nicht flexibel. Aufgrund des wahrscheinlichen Zustands Ihres Publikums hat dies jedoch Auswirkungen darauf, was Sie tun können und wie Sie Ihre Präsentation organisieren können (siehe Kasten).

Wie sich die Tageszeit auf Ihr Publikum auswirken kann


Morgen:

Der Morgen ist die beste Zeit zum Sprechen, da die Menschen im Allgemeinen am wachsten sind. Gegen Mittag fühlen sich die Menschen jedoch hungrig und verlieren an Konzentration. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Veranstaltung keine Kaffeepause beinhaltet.

Nachmittag:

Nach dem Mittagessen fühlen sich die Menschen oft schläfrig und träge. Wenn Sie unmittelbar nach dem Mittagessen einen Slot erhalten, ist es eine gute Idee, Ihr Publikum einzubeziehen. Eine Diskussion oder die Bewegung Ihres Publikums funktioniert viel besser, als nur viele Folien zu präsentieren. Ein Flipchart kann auch ein nützlicheres Werkzeug sein als ein Laptop und ein Projektor, insbesondere wenn Sie damit Jalousien öffnen und natürliches Licht verwenden können.

Gegen Ende des Nachmittags neigen die Menschen wieder dazu, die Konzentration zu verlieren, wenn sie sich Sorgen machen, nach Hause zu kommen, Verkehr zu haben oder Kinder von der Schule abzuholen.

Abend oder Wochenende:

Außerhalb der regulären Bürozeiten sind Menschen eher anwesend, weil sie lieber sein wollen, als weil sie dort sein müssen. Abends besteht eine bessere Chance, die Aufmerksamkeit des Publikums zu erregen. Wenn die Präsentation jedoch zu lange dauert, müssen die Teilnehmer möglicherweise gehen, bevor Sie fertig sind. Die Leute werden auch weniger tolerant gegenüber einer schlechten Präsentation sein, weil Sie in ihrer Zeit sind und nicht die ihres Arbeitgebers.


Gesprächsdauer

Finden Sie immer heraus, wie lange Sie sprechen müssen, und prüfen Sie, ob dies Zeit für Fragen einschließt oder ausschließt.

Finden Sie heraus, ob es andere Lautsprecher gibt und wenn ja, wo Sie in der laufenden Reihenfolge platziert sind. Entscheide dich niemals für den letzten. Hüten Sie sich vor Überläufen, da dies katastrophal sein kann, wenn Ihnen andere Lautsprecher folgen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es für Menschen schwierig ist, die Konzentration über lange Zeiträume aufrechtzuerhalten. Dies ist ein guter Grund, eine Präsentation kurz, gut strukturiert und interessant zu gestalten. Streben Sie eine maximale Präsentationsdauer von 45 Minuten an und lassen Sie vorzugsweise mindestens 10 oder 15 Minuten Zeit für Fragen. Es macht niemandem etwas aus, eine Sitzung vorzeitig zu beenden.


Bereitstellung von Informationen im Voraus

Überprüfen Sie immer im Voraus, welche Informationen Sie bereitstellen müssen.

Organisatoren von Großveranstaltungen und Konferenzen möchten häufig alle PowerPoint-Präsentationen einige Tage vor der Veranstaltung haben. Dies gibt ihnen Zeit, alle Präsentationen zu laden und sicherzustellen, dass sie für die Veranstaltung ordnungsgemäß gebrandet sind.

Einige Veranstaltungen benötigen auch vorab Rednerbiografien, um Konferenzliteratur zu erstellen. Wenn Sie gebeten werden, die Präsentation zu halten, stellen Sie sicher, dass Sie fragen, was bis wann benötigt wird - und liefern Sie sie dann.

Um die volle Anerkennung für die Erklärung, wie eine Kommunikationsbarriere überwunden wird, zu erhalten, muss der Student:

Sie werden nicht beliebt sein, wenn Sie am Tag auftauchen und bekannt geben, dass Sie Ihre Präsentation im Zug vollständig umgeschrieben haben. Es ist durchaus möglich, dass die Organisatoren dies nicht einmal berücksichtigen können, beispielsweise wenn das audiovisuelle Medium von einem separaten Unternehmen oder vom Veranstaltungsort bereitgestellt wird.


Und schlussendlich…

Zu einer Präsentation aufgefordert zu werden, ist eine Ehre, keine lästige Pflicht.

Sie vertreten Ihre Organisation oder sich selbst, wenn Sie selbstständig sind. Sie sind auch nicht von Rechts wegen da, sondern auf Einladung. Es ist daher wichtig, dass Sie Zeit und Mühe investieren, um sicherzustellen, dass Sie das liefern, was Ihr Publikum will. Auf diese Weise werden Sie möglicherweise ein anderes Mal wieder eingeladen.


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Organisation des Präsentationsmaterials