Planung und Strukturierung effektiver Meetings

Siehe auch: So führen Sie ein Meeting durch

Menschen nehmen aus einer Vielzahl von Gründen an Meetings teil, darunter Arbeit, persönliche Interessen und Freizeitaktivitäten.

Die meisten Menschen müssen irgendwann in ihrem Leben an Treffen teilnehmen, und viele Menschen tun dies regelmäßig.

Treffen können bei der Arbeit, innerhalb einer Organisation, einer Sportgruppe, eines Elternlehrerverbandes, einer Kirchengruppe oder eines von unzähligen anderen Komitees stattfinden.



Auf dieser Seite wird untersucht, wie Besprechungen in einer formalen Situation strukturiert sind. Es wird untersucht, wie eine gute Vorbereitung und ein effektiver Vorsitzender zum Erfolg eines Meetings beitragen können, indem sie einen Sinn für Richtung oder Zweck geben.

Bei einigen Besprechungen haben die Teilnehmer das Gefühl, ihre Zeit verschwendet zu haben, da wenig erreicht wurde, und dies kann viele Gründe haben. Diese Seite befasst sich mit den Gründen, warum Besprechungen möglicherweise weniger erfolgreich sind, und bietet Hilfe und Ratschläge, damit Sie die Besprechungen, an denen Sie beteiligt sind, optimal nutzen können.


Was ist ein Meeting?

Für die Zwecke dieser Seite ist ein Treffen das Zusammentreffen von drei oder mehr Personen, die gemeinsame Ziele haben und die durch die Verwendung von verbal und geschrieben Kommunikation trägt zur Erreichung der Ziele bei.

Der Zweck von Meetings

Besprechungen sind ein wichtiges organisatorisches Instrument, da sie verwendet werden können, um:

  • Ideen bündeln und entwickeln
  • Planen
  • Probleme lösen
  • Entscheidungen treffen
  • Verständnis schaffen und entwickeln
  • Begeisterung und Initiative fördern
  • Geben Sie einen Orientierungssinn
  • Erstellen Sie einen gemeinsamen Zweck

Während sich Besprechungen in Größe, Inhalt und Vorgehensweise unterscheiden können, haben effektive Besprechungen alle die folgenden drei Elemente gemeinsam:

Lernstile lassen sich am besten charakterisieren als

  1. Ein besonderer Zweck oder ein bestimmtes Ziel
  2. Nutzung effektiver Kommunikation
  3. Eine kontrollierte Situation

Bestandteile von Besprechungen



Ein Meeting kann in die folgenden drei Hauptkomponenten unterteilt werden:

  • Inhalt ist das Wissen, die Information, die Erfahrung, das Fachwissen, die Meinungen, Ideen, Einstellungen und Erwartungen, die jeder Einzelne zu einem Meeting mitbringt.
  • Interaktion ist die Art und Weise, wie die Teilnehmer zusammenarbeiten, um mit dem Inhalt eines Meetings umzugehen. Dies schließt die Gefühle, Einstellungen und Erwartungen der Teilnehmer ein, die einen direkten Einfluss auf Zusammenarbeit, Zuhören, Teilnahme und Vertrauen haben.
  • Struktur ist die Art und Weise, wie sowohl die Informationen als auch die Teilnehmer organisiert sind, um den Zweck / die Ziele des Treffens zu erreichen.

Arten von Besprechungen

Es gibt viele verschiedene Arten von Besprechungen. Hier konzentrieren wir uns auf diejenigen, die früher:

  • Informieren
  • Konsultieren
  • Probleme lösen
  • Entscheidungen treffen

Besprechungen informieren

Dies sind die einfachsten Sitzungen, bei denen ein Mitglied, normalerweise der Vorsitzende, sachliche Informationen oder eine Entscheidung hat, die alle Anwesenden betrifft und die es mitteilen möchte. Solche Treffen sind in der Regel formell, da sie darauf abzielen, den Mitgliedern ein wirkliches Verständnis zu vermitteln und mögliche Auswirkungen oder die bestmögliche Nutzung dieser Informationen zu erörtern.

Beratungstreffen

Hierbei handelt es sich um Besprechungen, in denen eine bestimmte Richtlinie oder Innovation erörtert wird. Sie können verwendet werden, um die Ansichten der Teilnehmer zu einer solchen Richtlinie oder Idee zu erhalten. Ein Beispiel könnte sein:

  • Überprüfen Sie eine aktuelle Richtlinie
  • Geben Sie die Mängel an
  • Änderungsvorschlag
  • Betonen Sie die Vorteile einer solchen Änderung
  • Gib alle Schwächen zu
  • Kommentare einladen

Besprechungen zur Problemlösung



Diese Treffen hängen davon ab, dass der Vorsitzende das Problem so klar wie möglich beschreibt. Die Mitglieder sollten nach ihrer Erfahrung, ihrem Fachwissen oder ihrem Interesse ausgewählt und dann so viele Informationen wie möglich gegeben werden, damit sie Ideen generieren, Ratschläge geben und Schlussfolgerungen ziehen können. (Siehe auch: Probleme lösen )

Treffen zur Entscheidungsfindung

Diese Arten von Besprechungen folgen in der Regel einer festgelegten Verfahrensweise:

  • Beschreibung des Problems
  • Analyse des Problems
  • Ideen ausarbeiten
  • Entscheide, welches am besten ist
  • Schlussfolgerungen ziehen

(Siehe auch: Entscheidungsfindung )



Viele Organisationen, Vereine und Gesellschaften halten regelmäßige Treffen ab, damit die Mitglieder über Fortschritte berichten und diskutieren und in der Hand arbeiten können, um über aktuelle und zukünftige Planungen nachzudenken. Solche Treffen können Elemente von jedem der vier obigen Beispiele enthalten.


Planung und Vorbereitung eines Meetings

Von größter Bedeutung für den Erfolg eines Meetings ist die Haltung und Führung des Vorsitzender . In einer Sitzung ist der Vorsitzende der Leiter und muss als solcher die gleiche Funktion wie der Leiter einer Arbeitsgruppe ausüben.

Damit eine Sitzung effektiv ist, muss der Vorsitzende:

wie hoch ist der prozentuale Zuwachs
  • Planen, organisieren und kontrollieren Sie die Diskussion der Themen auf der Tagesordnung.
  • Pflegen Sie die Gruppe, indem Sie harmonische Beziehungen fördern und entwickeln.
  • Motivieren Sie die Einzelpersonen, indem Sie alle dazu ermutigen, einen Beitrag zu leisten, ihre Bemühungen zu belohnen und sie in Schwierigkeiten zu unterstützen.

Vor jeder Sitzung sollte der Vorsitzende die folgenden Fragen stellen und lösen:

die als zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeit gilt
  • Was ist der Zweck des Treffens?
  • Ist ein Treffen angemessen?
  • Wie soll das Treffen geplant werden?
  • Wer sollte an dem Treffen teilnehmen?
  • Welche Vorbereitung ist für das Meeting erforderlich?

Was ist der Zweck des Treffens?

Alle Sitzungen müssen einen Zweck oder ein Ziel haben und der Vorsitzende muss Fragen stellen, Fragen wie:

  • Was soll durch dieses Treffen erreicht werden?
  • Ist zu einem bestimmten Thema Beratung erforderlich?
  • Ist ein Problem aufgetreten, das eine sofortige Diskussion erfordert?
  • Ist dies ein regelmäßiges Treffen, um die Mitglieder in Kontakt zu halten?

Ist ein Meeting angemessen?

Der Vorsitzende sollte immer überlegen, ob eine Besprechung erforderlich ist oder ob ein anderes Kommunikationsmittel besser geeignet ist, z. B. Memos oder E-Mails, die sich an Personen richten, die zu Kommentaren einladen. Unnötige Besprechungen können Zeit verschwenden, zu Frustration und Negativität führen und die Motivation zur Teilnahme an zukünftigen Besprechungen verringern.

Wie soll das Meeting geplant werden?

Dies hängt sehr stark von der Art des Treffens ab. Hinter jeder Besprechung sollte eine Begründung stehen, egal wie niedrig oder informell sie ist. Dies wird weitgehend den Inhalt bestimmen und angeben, wie die Planung ablaufen soll.

Wer wird an dem Treffen teilnehmen?



Dies wird oft durch die Art des Treffens selbst entschieden. In einer kleinen Organisation kann eine Sitzung durchaus alle Mitarbeiter umfassen, während bei einer Arbeitsgruppen- oder Ausschusssitzung die Mitglieder bereits im Voraus festgelegt sind. In einer großen Organisation oder Abteilung können die anwesenden Mitarbeiter durchaus andere vertreten. Es ist wichtig, dass die betroffenen Personen die vollständigen Auswirkungen einer solchen Darstellung erkennen, da sie nicht nur für sich selbst sprechen. Sitzungen außerhalb des Arbeitsplatzes können Mitglieder des Verwaltungsrates oder andere interessierte Parteien umfassen.

Welche Vorbereitungen sind für das Meeting erforderlich?

Wenn alle Teilnehmer einen maximalen Beitrag leisten sollen, sollte der Zweck des Treffens von allen anerkannt werden. Der greifbarste Ausdruck davon ist die Tagesordnung, die vorab an alle zu dem Treffen eingeladenen Personen verteilt werden sollte. Die Tagesordnung sollte:

  • Geben Sie die Zeit und den Ort des Treffens an.
  • Listen Sie die zu behandelnden Themen auf und geben Sie an, wer sie vorstellen wird.
  • Legen Sie alle relevanten Dokumente bei.
  • Geben Sie die Zeit an, zu der das Meeting geschlossen wird.

Die Agenda: Dies ist der Umrissplan für das Meeting. In den meisten formellen Sitzungen wird es von der Sekretär in Absprache mit der Vorsitzender . Der Sekretär muss die Tagesordnung rechtzeitig vor der Sitzung verteilen, einschließlich aller Begleitpapiere. Die Sekretärin bittet auch um Aufnahme in die Tagesordnung.

Regelmäßige Besprechungen beginnen häufig mit dem Protokoll der letzten Besprechung, gefolgt von 'Angelegenheiten entstehen' Dies bildet eine Verbindung zu dem, was in der vorherigen Sitzung passiert ist. Die meisten Besprechungen schließen mit „jedem anderen Geschäft“ (AOB) ab, bei dem jeder die Möglichkeit hat, echte Last-Minute-Artikel zur Sprache zu bringen. Bei formelleren Sitzungen können jedoch AOB-Punkte auf der Tagesordnung stehen.

Ein Beispiel für eine Agenda könnte sein:

  • Entschuldigung für die Abwesenheit.
  • Protokoll der letzten Sitzung.
  • Angelegenheiten, die sich ergeben (aus dem Protokoll der letzten Sitzung).
  • Punkt 1 - Schulung und Entwicklung.
  • Punkt 2 - Bericht über die Finanzierung.
  • Punkt 3 - Finanzen & Ausrüstung.
  • A.O.B. (Irgend ein anderes Geschäft).
  • Uhrzeit und Datum des nächsten Treffens.

Es kann natürlich mehr Punkte auf der Tagesordnung geben. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite: Agenda-Setting .

Weiter:
So führen Sie ein Meeting durch
Remote-Meetings und Präsentationen