Fähigkeiten organisieren

Siehe auch: Strategisches Denken

Wie oft hast du dir gesagt „Ich muss mich wirklich organisieren? Und dann versäumt? Dies ist ein häufiges Problem.

Eine schlechte Organisation bedeutet normalerweise weniger Produktivität und verpasste Gelegenheiten und kann zu erhöhtem Aufschub und Stress führen.

Glücklicherweise gibt es ein paar einfache Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Sie sich organisieren und so bleiben. Und was noch besser ist, ist, dass diese Fähigkeiten zu Hause oder bei der Arbeit eingesetzt werden können und in beiden Fällen gleichermaßen nützlich sind.



Organisationsfähigkeiten sind wirklich eine Kombination aus Zeiteinteilung und Selbstmotivation . Wenn dies jedoch etwas entmutigend klingt, ist es wahrscheinlich am besten, die Organisation anhand einer Reihe von Schritten zu betrachten, die Sie unternehmen können.


Effektive Organisationsfähigkeiten: Sieben Schritte

1. Machen Sie sich klar, was Sie tun müssen.

Wenn Sie wie die meisten von uns zu den Menschen gehören, die Schwierigkeiten haben, sich daran zu erinnern, was Sie zugestimmt haben oder was Sie tun wollten, wenn Sie genug Zeit hatten, führen Sie eine Liste.

Wenn eine Liste nicht ausreicht, behalten Sie mehrere. Einige Leute finden, dass sie am besten mit einer einzigen Liste arbeiten, andere haben eine langfristige Aufgabenliste, die durch eine tägliche Aufgabenliste ergänzt wird. Andere haben auch eine Liste von Jobs für die Woche. Es ist eine Frage der Präferenz, ob Sie Papier- oder elektronische Listen verwenden.

2. Entscheiden Sie, wann Sie es tun möchten.

Untersuchungen zeigen, dass unser Gehirn fest verdrahtet ist, um sich über Dinge Gedanken zu machen, die wir noch nicht getan haben.

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Deshalb wachst du in der Nacht auf und gerätst in Panik über die Arbeit, die du vergessen hast. Interessanterweise scheint es jedoch ausreichend zu sein, einen Job auf eine 'To Do' -Liste zu setzen und entscheidend zu entscheiden, wann Sie dies tun, um den Teil Ihres Gehirns auszuschalten, der sich Sorgen macht, zumindest bis Sie das verpasst haben Steckplatz, den Sie identifiziert hatten.

3. Geben Sie sich Zeit und Raum.

Sich zu organisieren kommt nicht von ungefähr. Sie müssen sich Zeit dafür geben.

Nehmen Sie sich jeden Tag etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie an diesem Tag tun müssen, und planen Sie, wann Sie es tun werden. Am besten tun Sie dies entweder am Anfang des Tages oder am Ende des Tages für den nächsten. Wenn Sie mit dem Zug pendeln, ist Ihre Reise möglicherweise der ideale Zeitpunkt dafür. Wenn nicht, nehmen Sie sich bei der ersten Arbeit nur 10 Minuten Zeit, vorzugsweise von Ihrem Schreibtisch entfernt, um Ablenkungen zu vermeiden.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, diese Zeit zu finden, planen Sie sie in Ihr Tagebuch ein. Wenn Ihr elektronischer Kalender öffentlich ist, stellen Sie sicher, dass Sie ihn so beschreiben, dass Ihre Kollegen ihn nicht sofort als 'Zeit, die verwendet werden kann, um mit Ihnen zu sprechen' identifizieren. Verwenden Sie beispielsweise Initialen, damit Sie anscheinend eine Besprechung haben, z. B. 'DSW' oder 'Arbeiten Sie etwas' und 'PMD' oder 'Planen Sie meinen Tag'. Sie wissen, was es bedeutet, aber sonst wird es niemand tun. Und VERLASSEN SIE IHREN SCHREIBTISCH. Setzen Sie sich in die Kantine oder in eine ruhige Ecke eines Besprechungsraums, um zu vermeiden, dass jemand mit Ihnen spricht, oder um die Versuchung zu vermeiden, „nur Ihre E-Mails zu lesen“.

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Siehe unsere Seite: Ablenkungen Vermeiden für Tipps und weitere Informationen.

4. Entscheiden Sie, was wichtig und was dringend ist.

Es ist eine heikle Unterscheidung, aber alles kann entweder in dringend oder nicht und wichtig oder nicht unterteilt werden.



Einige Dinge sind sowohl wichtig als auch dringend. Andere sind keine. Werfen Sie einen Blick auf den Abschnitt Priorisierung unserer Zeiteinteilung Auf dieser Seite finden Sie weitere Ideen zur Verwaltung.

5. Aufgaben aufschlüsseln und delegieren.

Teilen Sie Aufgaben in ihre Bestandteile auf und prüfen Sie, ob Sie eine davon delegieren können.

Müssen Sie wirklich die ganze Aufgabe sofort erledigen? Und müssen Sie wirklich Teile davon machen? Das Delegieren kann manchmal genauso lange dauern wie das Ausführen der Aufgabe, insbesondere wenn die Ausführung relativ schnell erfolgt, die Erklärung jedoch eine Weile dauern kann. Wenn es jedoch relativ einfach zu erklären und einfach, aber langwierig ist, ist es eine ideale Aufgabe für die Delegation.

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Schauen Sie sich unsere an Delegationsfähigkeiten Seite, um zu lernen, wie man delegiert, ohne die Kontrolle zu verlieren. Und ohne unnötig zu zögern, überlegen Sie, ob Sie es heute wirklich tun müssen oder ob es noch etwas Wichtigeres oder Dringenderes gibt, das Ihre Zeit besser nutzen würde.

6. Lassen Sie sich nicht von zusätzlichen Aufgaben frustrieren.

Wir alle wissen, wie es sich anfühlt ...



Sie haben gerade 10 Minuten damit verbracht, sich zu organisieren, und kehren zu Ihrem Schreibtisch zurück, um eine E-Mail von Ihrem Chef zu erhalten, in der Sie aufgefordert werden, alles fallen zu lassen und einfach einen Bericht fertigzustellen, der plötzlich zum wichtigsten und dringendsten Problem der Welt geworden ist.

Sei nicht böse oder frustriert. Zumindest wissen Sie jetzt, ob Sie noch etwas auf Ihrer Liste haben, das nicht warten kann, und können aus informierter Sicht verlängerte Fristen für andere Arbeiten aushandeln!

7. Bleiben Sie auf dem Laufenden.

Besonders wenn Sie sehr beschäftigt sind, ist es einfach, Ihre tägliche Organisationssitzung zu verschieben.

Sie wollen einfach nur nach Hause gehen, oder Sie müssen wirklich mit etwas anderem weitermachen. Es ist jedoch wichtig, den Überblick über Ihre Planung und Organisation zu behalten, da sonst alles in einem echten Chaos gerät und das Entwirren Stunden dauert.



Sie wissen, dass es Sinn macht!

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Wenn Sie über das allgemeine Aufräumen nachdenken, ist das Prinzip, den Überblick zu behalten, wirklich sinnvoll. Wenn Sie zum Beispiel darauf bestehen, dass Ihre Kinder jedes Spielzeug weglegen, bevor Sie das nächste herausholen: Eisenbahn weg, bevor Lego herauskommt, Puppentee weggeräumt, bevor eine Stichsäge geöffnet werden kann und so weiter, dann das Aufräumen am Das Ende des Tages dauert viel weniger Zeit.

Wenn Sie jedoch bis zum Ende des Tages alles aufräumen, kann dies sehr lange dauern. In der Zwischenzeit kann es Spielzeug oder Spielzeugstücke geben, die darauf stehen und zerbrochen, unter Möbel getreten, verloren oder verloren wurden in einem anderen Spiel gefegt.

Die gleichen Regeln gelten für die allgemeine Organisation: Behalten Sie den Überblick, und es ist einfach, sie anzupassen. Lassen Sie es auf sich wirken, und es wird lange dauern, bis es geklärt ist.




Sich selbst organisieren oder Projekte organisieren?

Bei den meisten hier beschriebenen Themen geht es darum, sich selbst zu organisieren und Ihre Arbeit oder Ihr Leben unter Kontrolle zu halten.

Die gleichen Grundsätze gelten für die Organisation von allem, von einer Familie bis zu einem Projekt oder einer Veranstaltung.

Am wichtigsten ist, dass es sich wirklich auszahlt, wenn Sie sich regelmäßig Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, was Sie tun müssen und wann und insbesondere was zeitlich begrenzt ist.

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Aktionsplanung
Projektmanagementfähigkeiten