Minimierung von Ablenkungen und Zeitverschwendung

Teil von: Zeiteinteilung

Es gibt viele Dinge im Leben, die möglicherweise viel Zeit verschwenden können. Indem wir Ablenkungen minimieren und Zeitverschwender aus unserer Zeit entfernen, können wir mehr erreichen und möglicherweise erfolgreicher werden.

Obwohl die folgende Liste auf den Arbeitsplatz ausgerichtet ist, können viele der Ideen auf andere geschäftige Zeiten im Leben angewendet werden - wenn Sie so viele Ablenkungen wie möglich vermeiden müssen.

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Wenn Sie nur einige dieser einfachen Ideen verwenden, können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre Zeit effektiver nutzen.




Telefon

  • Wenn Sie beschäftigt sind, schalten Sie Ihre Telefone auf lautlos.
  • Verwenden Sie Voicemail mit Bedacht und legen Sie Zeiten fest, um verpasste Anrufe zurückzugeben.
  • Planen Sie die Zeiten an dem Tag, an dem Sie Anrufe erhalten - teilen Sie anderen Ihren Zeitplan mit.
  • Wenn Sie ein persönliches Mobiltelefon haben, geben Sie die Nummer nicht an Ihren Chef oder Kollegen weiter. Freunde und Familie können Sie dann im Notfall noch erreichen.
  • Wenn Sie einen Anruf tätigen oder entgegennehmen: Seien Sie höflich, hören Sie zu und klären Sie, aber vermeiden Sie übermäßiges Smalltalk, um Anrufe so kurz wie möglich zu halten. Siehe unsere Seiten Hörfähigkeiten und Klärung für mehr Informationen.
  • Nehmen Sie Anrufe im Stehen entgegen. Untersuchungen haben ergeben, dass Personen, die am Telefon stehen, ihre Gespräche kurz halten.
  • Wenn Sie damit einverstanden sind, Aufgaben im Rahmen des Telefongesprächs zu übernehmen, reagieren Sie sofort darauf - auch wenn dies bedeutet, dass Sie sie Ihrer Aufgabenliste hinzufügen.
  • Speichern Sie häufig gewählte Nummern in Ihrem Telefon oder halten Sie eine Liste in der Nähe des Telefons bereit.

Email

  • Überprüfen Sie Ihre E-Mails nur ein paar Mal am Tag. Schließen Sie Ihren E-Mail-Client, wenn er nicht verwendet wird. Neue E-Mails, die auf Ihrem Computerbildschirm aufblitzen, können eine große Ablenkung und Zeitverschwendung sein.
  • Richten Sie in Ihrem E-Mail-Client Ordner und Regeln ein, um E-Mail-Nachrichten automatisch zu filtern und abzulegen.
  • Planen Sie jeden Tag einen Zeitblock für das Senden und Beantworten von E-Mails. Lassen Sie E-Mails nicht auf unüberschaubare Ebenen aufbauen.
  • Löschen Sie alle Spam-E-Mails sofort.
  • Löschen Sie alle irrelevanten E-Mails sofort. Dies schließt 'allgemeine' E-Mails ein, an denen Sie nicht speziell beteiligt sind. Personen in Organisationen verwenden häufig die Funktion 'Allen antworten' in ihrem E-Mail-Client. Obwohl solche E-Mails für bestimmte Personen oder Abteilungen relevant sein können, wenn Sie nicht einer von ihnen sind, löschen Sie sie.
  • Leiten Sie E-Mails an jemanden weiter, der gegebenenfalls eine bessere Antwort geben kann.
  • Versuchen Sie, jede relevante E-Mail nur einmal zu bearbeiten, lesen Sie sie und antworten Sie sofort innerhalb Ihrer geplanten Zeit. Sobald Sie fertig sind, legen Sie die E-Mail ab.
  • Seien Sie vorsichtig bei E-Mails, die als dringend oder mit hoher Priorität gekennzeichnet sind. Dies ist möglicherweise nicht der Fall.

Mail

  • Öffnen Sie Ihre Post in der Nähe eines Papierkorbs und werfen Sie alles, was Sie können, sofort ab.
  • Wenn möglich, sofort mit E-Mails umgehen, lesen, verarbeiten und antworten oder handeln. Versuchen Sie, jedes Poststück nur einmal zu bearbeiten.

Computers

  • Deaktivieren Sie alle Instant Messaging-Anwendungen.
  • Schließen Sie Programme und Dokumente, wenn Sie sie nicht mehr verwenden - archivieren Sie Ihre Dokumente auf logische Weise. Dies beseitigt nicht nur Ablenkungen, sondern bedeutet auch, dass Ihr Computer über mehr Ressourcen für die nächste Aufgabe verfügt.
  • Schließen Sie Webseiten, nachdem Sie sie gelesen haben. Dies ist besonders wichtig für Nachrichten- oder Social-Networking-Sites, auf denen Informationen ständig aktualisiert werden.
  • Wenn Sie versucht sind, sich mit einem Computerspiel abzulenken, rationieren Sie entweder die Zeit, die Sie spielen, oder deinstallieren Sie es von Ihrem Computer.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer vor Viren und Malware geschützt ist. Sichern Sie Ihre Arbeit; Verwenden Sie einen USB-Stick, um wichtige Dokumente und Dateien zu transportieren. Vergessen Sie jedoch nicht, ihn mit einem Kennwort zu schützen.
  • Arbeiten Sie, wann immer möglich, im Rahmen Ihrer Möglichkeiten. Der Versuch, neue IT-Kenntnisse zu erlernen, wenn Sie unter Zeitdruck stehen, kann eine Katastrophe sein. Bitten Sie jemanden um Hilfe oder finden Sie einen einfacheren Weg, um Ihr Ziel zu erreichen. Planen Sie in Zukunft Zeit, um bestimmte IT-Kenntnisse zu erlernen.

Vereinbarte Treffen

  • Nehmen Sie nur an Besprechungen teil, die für Sie relevant sind. Ist das Treffen notwendig und hat es einen bestimmten Zweck?
  • Versuchen Sie, pünktlich zu Besprechungen zu erscheinen, weder früh noch spät.
  • Kennen Sie den Zweck des Meetings und erhalten Sie im Voraus eine Kopie der Tagesordnung. Vereinbaren Sie einen vorzeitigen Abbruch des Meetings, wenn dies nur teilweise relevant ist.
  • Vereinbaren Sie im Voraus, wie lange Besprechungen dauern sollen. Starten und beenden Sie das Meeting pünktlich.
  • Verwenden Sie eine zeitgesteuerte Tagesordnung, insbesondere für längere Besprechungen oder wenn der Vorsitzende weniger effektiv ist.

Besucher - spontane Treffen

  • Lassen Sie die Leute wissen, wann Sie verfügbar sind, um sich mit Besuchern zu treffen.
  • Planen Sie Zeitblöcke, in denen Sie sich mit Besuchern treffen und diese als Termine bezeichnen können. Versuchen Sie, jeden Termin auf 10 oder 15 Minuten zu beschränken. Das Wort 'Termin' ist formeller und die Leute glauben weniger, dass sie 'zu einem Chat vorbeischauen' und eher aus einem bestimmten Grund.
  • Lerne nein zu sagen. Wenn Besucher zu einer ungünstigen Zeit ankommen, erklären Sie höflich, dass Sie sie nicht sehen können, und planen Sie den Besuch für eine für beide Seiten günstige Zeit.
  • Vergessen Sie nicht, Zeit für Freunde einzuplanen!

Familienverpflichtungen

  • Verwenden Sie einen Kalender, für den jedes Familienmitglied für die Aufzeichnung seiner Verpflichtungen und Aktivitäten verantwortlich ist. Dazu gehören Clubs und Vereine, gesellschaftliche Veranstaltungen, freie Tage, Arzt- und Zahnarzttermine, geplante Veranstaltungen wie Feiertage und Autodienste, Friseurtermine, Besuche von Freunden und Großfamilien - so viele Informationen wie möglich, damit jeder Tag effektiv verwaltet werden kann.
  • Verwenden Sie ein Tablett oder eine Schachtel, um wichtige Unterlagen in der Nähe des Kalenders zusammenzuhalten. Fügen Sie Terminerinnerungen, telefonische Nachrichten und andere relevante Dokumente hinzu. Werfen Sie Dokumente weg, sobald sie ablaufen.

Stress

  • Wenn wir beschäftigt sind, haben wir eher ein kürzeres Temperament als wenn wir entspannter sind. Kleinigkeiten irritieren uns eher und wir fühlen uns eher gestresst oder wütend. Stress und Wut verschwenden möglicherweise mehr Zeit - und Sie laufen Gefahr, Ihre Gesundheit und die Gefühle anderer zu schädigen. Versuchen Sie immer, so ruhig wie möglich zu bleiben, und lassen Sie andere wissen, dass Sie beschäftigt sind und dass Sie Zeit benötigen, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Die Leute sind normalerweise verständnisvoll und bieten möglicherweise sogar Hilfe an!

Siehe unsere Seiten: Was ist Stress? und Was ist Wut? für mehr.

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