Achtsame Treffen

Siehe auch: Besprechungen - Planung und Struktur

Gehören Sie zu den meisten Menschen, die Meetings hassen, weil sie zu lange dauern und nie wirklich relevant zu sein scheinen?

Jüngste Untersuchungen des Cranfield Center for Business Performance an der University of Cranfield haben ergeben, dass Meetings nicht so sein müssen.

Stattdessen schlagen die Forscher vor, dass Besprechungen eines der mächtigsten Werkzeuge in der Waffenkammer eines Managers sein können, wenn der Vorsitzende den Teilnehmern helfen kann, in einen Zustand zu gelangen, der der „Achtsamkeit“ ähnelt.



In diesem Zustand sehen die Teilnehmer die Dinge klarer und helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.


Was ist Achtsamkeit?

Grundsätzlich ist sich Achtsamkeit der Gegenwart bewusst.

Ursprünglich ein buddhistisches Konzept, ist Achtsamkeit einer der sieben Faktoren der Erleuchtung. In diesem Zusammenhang bedeutet es ein Bewusstsein für die Realität der Dinge und wird daher als ein Weg zur Überwindung von Täuschungen und als eine Schlüsselkraft angesehen.

Auf persönlicher Ebene bedeutet Achtsamkeit, sich seines Körpers, Geistes und seiner Gefühle bewusst zu sein.

Siehe unsere Seite auf Achtsamkeit für mehr.

In einem ' achtsames Treffen Der Vorsitzende hilft den Teilnehmern, sich des Jetzt bewusst zu werden, aber nicht zu schnell auf Informationen zu reagieren.

Dies ermöglicht die Erforschung neuer Ideen und unterschiedlicher Perspektiven.




Die Cranfield-Studie unter der Leitung von Dr. Andrey Pavlov und Dr. Jutta Toblas legt nahe, dass der Vorsitzende, wenn er den Teilnehmern hilft, aufmerksamer zu werden, sich effektiver engagiert und sich eher auf die Prioritäten des Treffens als auf ihre eigenen Gedanken konzentriert. Obwohl dies schwierig klingen mag, gibt es eine überraschend einfache Reihe von zehn Schritten, die der Stuhl ausführen kann, um den Teilnehmern zu helfen, diesen „achtsamen Raum“ zu betreten.


Achtsame Treffen: Ein zehnstufiger Prozess

1) Offenheit fördern

Die Teilnehmer des Treffens müssen das Gefühl haben, offen sprechen zu können, ohne sich über die möglichen Konsequenzen ihrer Äußerungen Gedanken machen zu müssen. Die Vorsitzenden können Maßnahmen ergreifen, um dies zu fördern, indem sie alle dazu ermutigen, mitzureden, und sicherstellen, dass persönliche Kritik nicht zulässig ist.

2) Vertrauen aufbauen

Vertrauen braucht Zeit, um sich zu entwickeln, aber sobald es existiert, ist es ein wirksames Instrument, um Offenheit und Informationsaustausch zu fördern. Es ist wichtig, dass sich die Gruppe in der Besprechung kennt und die Möglichkeit hat, Vertrauen aufzubauen. Der Vorsitzende möchte daher möglicherweise klarstellen, dass das Senden von Vertretern nicht akzeptabel ist, wenn eine Person nicht teilnehmen kann oder dass es wichtig ist, dass die Gruppe im Laufe der Zeit zusammenarbeitet.

3) Stellen Sie sicher, dass sich jeder körperlich wohl fühlt



Es klingt seltsam, aber die Forschung zeigt, dass alle Gedanken und Emotionen zuerst als körperliche Empfindungen entstehen. Diese werden als Gefühle interpretiert und beeinflussen dann die Entscheidungsfindung. Daher ist es wirklich wichtig sicherzustellen, dass sich alle körperlich wohl fühlen. Dies bedeutet, dass der Stuhl beispielsweise sicherstellen muss, dass im Besprechungsraum genügend Platz für alle vorhanden ist, damit er bequem sitzt, dass es nicht zu heiß oder zu kalt ist und dass jeder, der einen möchte, etwas trinkt. Da viele Organisationen sogar die Idee verboten haben, kostenlosen Kaffee anzubieten, kann dies bedeuten, dass alle per E-Mail daran erinnert werden, ihre eigenen Getränke mitzubringen.

4) Stellen Sie sicher, dass es innerhalb der Gruppe unterschiedliche Ansichten gibt

Wenn die Gruppe zu ähnlich ist, können mehrere nicht hilfreiche Probleme auftreten, einschließlich der Gefahr des „Groupthink“, wenn die Gruppe nicht sieht, dass andere Perspektiven möglich sind. Es ist daher empfehlenswert sicherzustellen, dass die Teilnehmer unterschiedliche Hintergründe und Funktionen innerhalb und außerhalb der Organisation haben und daher unterschiedliche Perspektiven einbringen. Haben Sie beispielsweise in Gesundheitsorganisationen eine Patientenperspektive aufgenommen?

5) Erlauben Sie den Teilnehmern, Gefühle auszudrücken

Es kann manchmal so aussehen, als ob das Ausdrücken von Emotionen in einem geschäftlichen Kontext und sogar in einem persönlichen Meeting verpönt ist. Sie sind einfach so chaotisch. Aber wie wir uns fühlen, ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Entscheidungen, und so kann kein achtsamer Zustand entstehen, wenn das Ausdrücken von Emotionen nicht erlaubt ist. Der Vorsitzende muss möglicherweise sicherstellen, dass ausdrücklich vereinbart wird, dass das Ausdrücken von Emotionen zulässig ist, da die Gruppe ansonsten möglicherweise ein implizites Verbot annimmt.

6) Treffen Sie sich, wo immer möglich, von Angesicht zu Angesicht



Obwohl es durchaus möglich ist, eine bestehende Beziehung per E-Mail zu pflegen und sogar zu entwickeln, vermittelt ein persönliches Treffen ein starkes Gefühl der Verbindung. Wenn Sie Personen nicht nur für eine halbstündige Besprechung 200 Meilen weit ziehen möchten, halten Sie nach Möglichkeit Besprechungen ab, wenn sich die Personen bereits im selben Raum befinden, um Telefonkonferenzen zu vermeiden, und ermutigen Sie die Teilnehmer, wann immer möglich persönlich zu sprechen.

7) Respektieren Sie die Tatsache, dass Menschen eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne haben

Konzentration und Aufmerksamkeit sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Achtsamkeit. Es ist auch harte Arbeit und nur begrenzt verfügbar. Daher muss der Vorsitzende dies respektieren und sicherstellen, dass die Sitzungen kurz und auf den Punkt gebracht werden und gegebenenfalls Pausen und Erfrischungen angeboten werden.

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8) Behalten Sie den Fokus als Vorsitzender

Der Vorsitz steht im Mittelpunkt des Treffens. Wer auch immer spricht, es ist wahrscheinlich, dass mindestens eine andere Person im Raum genau weiß, was der Stuhl tut. Der Stuhl muss daher sowohl im Geist als auch im Körper präsent bleiben und darf nicht versucht sein, früh zu gehen und die anderen weitermachen zu lassen. Der Vorsitzende hat auch die Aufgabe, die Sitzung fokussiert zu halten, indem er sie wieder auf Kurs bringt und gegebenenfalls die Struktur klärt.

9) Ermöglichen Sie die Diskussion neuer Ideen und Prioritäten



Bei Achtsamkeit dreht sich alles um das Jetzt, den gegenwärtigen Moment. Wenn sich das Meeting darauf konzentriert, wie das Unternehmen oder die Organisation in der Vergangenheit vorgegangen ist, werden wahrscheinlich neue und aufkommende Ideen übersehen. Der Vorsitzende muss daher bei der Entwicklung der Diskussionen einbezogen bleiben und versuchen, neuen Prioritäten nicht zu widerstehen, wenn sie entstehen. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, sich auf das zu konzentrieren, was „gerade jetzt“ benötigt wird. Dies dürfte die Entstehung der erforderlichen Informationen fördern und der Gruppe helfen, die effektivsten Entscheidungen zu treffen.

10) Gestalten Sie die Struktur des Meetings

Unabhängig davon, wie einfach es wäre, jemanden die Tagesordnung gestalten zu lassen, ist es wichtig, dass der Vorsitzende stark involviert ist. Der Vorsitzende spielt auch eine Rolle bei der Gestaltung der Struktur des Meetings im Verlauf und ermöglicht es ihm, sich bei Bedarf flexibel zu entwickeln. Wenn der Vorsitzende auf die Struktur des Meetings achtet, können sich alle anderen auf den Inhalt konzentrieren und daher achtsame Entscheidungen treffen.


Nur gesunder Menschenverstand?

Sie denken vielleicht, dass viele dieser zehn Schritte nur gesunder Menschenverstand sind. Und so sehen sie ganz offensichtlich aus. Aus der Forschung in Cranfield und anderswo geht aber auch hervor, dass sie nicht unbedingt die Norm sind.

Wenn Sie als Vorsitzender auch nur einige dieser zehn Punkte in Ihre Besprechungen einbeziehen, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Ihre Besprechungen effektiver werden. Wenn Sie sie alle einbeziehen, werden Sie sicherlich feststellen, dass Gruppen, die Sie leiten, effektivere Entscheidungen treffen und dass die Menschen eher bereit sind, an Körper und Geist teilzunehmen.

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