Verwalten von öffentlichen Konsultationsveranstaltungen

Siehe auch: Vortrag bei öffentlichen Konsultationstreffen

Immer mehr Organisationen müssen sich jetzt öffentlich zu Änderungen in der Region oder zur Bereitstellung von Diensten beraten.

50 Minuten nach 1 Uhr

Unternehmen, die in einem bestimmten Bereich wichtige Arbeitgeber sind, möchten möglicherweise auch die Anwohner konsultieren, bevor sie den Standort und / oder die Aktivitäten wechseln.

Die Möglichkeit, ein effektives öffentliches Konsultationstreffen zu organisieren und durchzuführen, wird daher immer wichtiger.



Diese Seite enthält einige Ideen, was Sie möglicherweise tun müssen.


Durchführung eines öffentlichen Konsultationstreffens

Die Planung und Organisation öffentlicher Konsultationstreffen hat eine Reihe von Aspekten, die Sie berücksichtigen müssen.

Diese schließen ein:

1. Das Timing

Der Zeitpunkt der öffentlichen Konsultationstreffen ist sehr wichtig. Wenn Sie es falsch verstehen, werden Sie beschuldigt, versucht zu haben, Dinge zu verbergen und die Teilnahme von Personen zu verhindern. Es ist daher wichtig, dass Sie überlegen, wer teilnehmen möchte und welche Zeit für sie am bequemsten ist.



Zum Beispiel:

  • Möchten Sie hauptsächlich, dass Personen aus anderen Organisationen teilnehmen? Wenn ja, ist tagsüber ideal, da sie es im Rahmen ihrer Arbeit tun werden.
  • Sind Interessierte wahrscheinlich Mitglieder der Gemeinschaft in ihrer privaten Eigenschaft? In diesem Fall müssen Sie das Meeting möglicherweise abends abhalten.

2. Der Veranstaltungsort

Auch hier sind die Teilnehmer der Schlüssel zur Entscheidung. Der Veranstaltungsort muss groß genug sein, um alle Teilnehmer aufnehmen zu können, und an einem für die Teilnehmer geeigneten Ort. Es muss auch nicht teuer sein, wenn die Konsultation auf öffentliche Kosten erfolgt, da dies wahrscheinlich heftig kritisiert wird. Sie sollten auch überlegen, ob Parkplätze verfügbar sind und, falls nicht, wo Sie vorschlagen, dass Personen parken.

3. Ein Vorsitzender und / oder ein neutraler Moderator

Insbesondere wenn das Thema wahrscheinlich kontrovers ist, ist es eine gute Idee, einen neutralen Moderator mit viel Erfahrung in der Durchführung großer Meetings und Veranstaltungen zu haben.



Beispiele für gute Leute zur Auswahl sind ein Gemeinderat aus Ihrem Gemeinderat oder einem benachbarten Gebiet, ein Journalist oder ein Berater mit Erfahrung in der Durchführung öffentlicher Konsultationstreffen.

Sie müssen den Stuhl bezahlen, stellen Sie also sicher, dass Sie sich die Gebühren leisten und begründen können.

Es ist eine gute Idee, den Lehrstuhl rechtzeitig über die wahrscheinlichen Probleme zu informieren und darüber, wer in der Lage sein wird, bestimmte Punkte zu beantworten. Es ist auch hilfreich, den allgemeinen Ansatz zu vereinbaren, ob dies in „ Hörmodus Oder versuchen, auf Bedenken zu reagieren.

4. Teilnehmer der beteiligten Organisation (en)



Wie beim Einrichten eines Pressekonferenz Sie müssen sich überlegen, wer von den beteiligten Organisationen teilnehmen soll und welche Rolle sie spielen sollen.

Zum Beispiel:

  • Wer sollte Ihre ersten Vorschläge vorlegen?
  • Muss noch jemand eine Präsentation über die Details eines der Vorschläge halten?
  • Planen Sie eine Frage-Antwort-Sitzung? Wenn ja, welches Fachwissen benötigen Sie für das Panel?

Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer angemessen vorbereitet sind. Wenn Sie vorschlagen, eine Frage-und-Antwort-Sitzung durchzuführen, üben Sie etwas, insbesondere wenn es zu feindlichen Fragen kommen kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unseren Seiten unter Pressekonferenz verwalten und Krisenkommunikation .



Sie sollten auch sicherstellen, dass die Präsentatoren mit ihrer Rolle vertraut sind, insbesondere wenn sie nicht daran gewöhnt sind, formell zu präsentieren.

5. Die Agenda

Sie müssen sich für eine laufende Bestellung und eine Dauer entscheiden. Wenn die Veranstaltung länger als zwei Stunden dauert, müssen Sie möglicherweise auch Kaffee- und Komfortpausen einbauen, um zu verhindern, dass Personen abreisen.

Es ist eine gute Idee, die Tagesordnung mit dem neutralen Vorsitzenden zu vereinbaren, da er oder sie möglicherweise einen Beitrag leisten kann, der bei der Durchführung der Veranstaltung hilfreich ist.

Bei einer öffentlichen Konsultationsveranstaltung möchten Sie die Möglichkeit haben, die Ansichten des Publikums zu sammeln, sei es über eine Frage-Antwort-Sitzung oder einfach durch die Einladung von Personen, Kommentare abzugeben, die berücksichtigt werden. Sie müssen im Voraus vereinbaren, wie Sie damit umgehen und ob Sie versuchen, Fragen sofort zu beantworten, oder einfach alle zur Prüfung notieren. Sie sollten dies mit Ihrem Panel und dem unabhängigen Vorsitzenden vereinbaren und das Publikum an dem Tag darüber informieren, damit es weiß, was es erwartet.

6. Das Publikum

Sie müssen entscheiden, ob Ihr Publikum nur auf Einladung sein soll oder ob es nur am Tag erscheinen kann. Wenn Sie hauptsächlich Organisationen konsultieren möchten, ist eine Einladung nur am besten. Sie müssen sich jedoch bewusst sein, dass dies das Potenzial hat, elitär zu wirken und einige der Menschen mit den größten Bedenken auszuschließen. Dies ist daher nur unter bestimmten Umständen angemessen, z. B. wenn Sie die technischen Details eines Vorschlags berücksichtigen oder wenn Sie Beiträge von bestimmten Gruppen und nicht von Einzelpersonen wünschen.

Wenn Sie Organisationen zum Senden von Vertretern einladen, möchten Sie möglicherweise vorschlagen, wie viele sie senden sollen, und erklären, dass Platzbeschränkungen bestehen. Sie müssen den Organisationen auch genügend Zeit geben, um die entsprechenden Vertreter einzuladen.

Wenn Sie zulassen, dass Personen an diesem Tag erscheinen, müssen Sie überlegen, wie Sie die Veranstaltung veröffentlichen. Poster bei den betroffenen Organisationen sind eine gute Option, ebenso wie das lokale Radio. Sie können auch Anzeigen in lokalen Zeitungen schalten, Ihre eigenen und die Websites anderer verwenden und lokale Interessengruppen einladen, diese ihren Mitgliedern bekannt zu machen.

Sie sollten auch überlegen, ob Sie Ihr Publikum auf irgendeine Weise registrieren möchten, damit Sie wissen, wer teilgenommen hat. Wenn ja, welche Informationen benötigen Sie und wie werden Sie diese sammeln? Sie können beispielsweise alle Personen bitten, auf dem Weg dorthin ein Anwesenheitsblatt mit Namen, Adresse und Interesse an dem Thema zu unterschreiben. Wenn ja, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Blätter haben, damit es nicht zu Verzögerungen kommt.

Sie müssen auch überlegen, ob Sie besondere Vorkehrungen für ein bestimmtes Publikum treffen möchten.

Wenn Sie sich beispielsweise zu Diensten beraten, die insbesondere behinderte Menschen betreffen, sollten Sie Vorkehrungen treffen, die es Rollstuhlfahrern ermöglichen, problemlos teilzunehmen. Wenn Sie sich für Dienstleistungen für Mütter mit kleinen Kindern beraten lassen, müssen Sie Kinderkrippeneinrichtungen bereitstellen?

7. Ein Notizenmacher

Sie benötigen eine Aufzeichnung des Tages, einschließlich aller aufgeworfenen Fragen und Probleme. Sie können einen Stenographen, eine Audioaufnahme des Meetings oder einen Notizenschreiber verwenden. Es hängt wirklich davon ab, wie voll die Aufzeichnung sein muss. Dies ist eine Entscheidung, die Sie mit den Verantwortlichen treffen müssen.

Wenn Sie einen menschlichen Notiznehmer haben, können Sie möglicherweise sofort Feedback zu den aufgeworfenen Fragen geben. Eine einigermaßen kompetente Person sollte in der Lage sein, alle gestellten Fragen so aufzuzeichnen, wie sie gestellt werden, und sie dann innerhalb von etwa einer halben Stunde nach Ende der Sitzung nach Themen zu gruppieren. Wenn Sie eine längere Kaffeepause oder eine Mittagspause haben, sollten Sie daher in der Lage sein, auf die danach aufgeworfenen Schlüsselthemen zurückzugreifen und sicherzustellen, dass Ihr Publikum weiß, dass Sie ihre Bedenken gehört haben.

8. Soundsystem und andere Geräte

Wenn Sie eine formelle Präsentation halten möchten, benötigen Sie eine qualitativ hochwertige Ausrüstung. Dies kann vorgesehen sein, insbesondere wenn Sie einen Konferenzort nutzen. Wenn Sie jedoch nur einen Raum in einem öffentlichen Gebäude nutzen, ist die Qualität möglicherweise nicht sehr hoch. Wenn Sie eine Frage-und-Antwort-Sitzung haben, muss jeder hörbar sein, was bedeutet, dass alle Mikrofone benötigen.

Vielleicht möchten Sie ein professionelles Soundsystem mieten und jemanden, der es für Sie betreibt.

9. Verpflegung

Ob Sie Catering anbieten müssen oder nicht, hängt von der Länge des Meetings und auch vom Zeitpunkt ab.

Catering ist teuer und daher bei Veranstaltungen des öffentlichen Sektors aus der Mode gekommen. Wenn Sie jedoch Personen bitten, länger als zwei Stunden anwesend zu sein, müssen Sie zumindest ein Getränk bereitstellen. Wenn Sie sie bitten, den ganzen Tag dort zu sein, ist es nicht unangemessen, ein Mittagessen anzubieten.

10. Sitzordnung

Möglicherweise müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Wo Sie Ihre Moderatoren und das Panel sowohl während ihrer Sitzung als auch für den Rest der Zeit unterbringen. Möglicherweise möchten sie während der Präsentationen nicht auf der Bühne sitzen. Sie müssen auch entscheiden, ob sie für das gesamte Meeting bleiben müssen oder ob sie nach ihrem Slot gehen können.
  • Wie viele Zuschauerplätze müssen Sie bereitstellen und wo sollten sie im Raum platziert werden? Es lohnt sich auch, einen Vorrat an Ersatzstühlen zu haben, falls mehr Leute auftauchen als erwartet.

11. Nach dem Ereignis

Sie benötigen eine Möglichkeit, nach dem Ereignis eine Rückmeldung zu geben. Einige öffentliche Konsultationen sind durch regulatorische Anforderungen eingeschränkt, andere können jedoch völlig offen sein. Es ist hilfreich, dem Publikum zu sagen, was als nächstes passieren wird und was es von dem Prozess erwarten kann. Andernfalls werden Sie möglicherweise in den nächsten sechs Monaten Fragen dazu stellen, wann jemand mit Fortschritten rechnen kann. Dies wird Ihre Chancen auf weitere Arbeiten ernsthaft beeinträchtigen.


Ein letztes Wort

Diese Seite ist wirklich nur eine Kurzanleitung zu einigen Bereichen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie eine öffentliche Konsultationsveranstaltung einrichten müssen.

Der wichtigste Aspekt von allem ist wahrscheinlich, sich daran zu erinnern, dass es hier um alles geht Mitglieder der Öffentlichkeit . Sie möchten einen Beitrag leisten, und Sie müssen überlegen, wie sie das am besten können. Die Vereinbarungen sollten daraus herausfallen, und wenn Sie dies als Ausgangspunkt nehmen, werden Sie wahrscheinlich erheblich mehr Erfolg haben.

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