Pressekonferenz verwalten

Siehe auch: Schreiben einer Pressemitteilung

Pressekonferenzen sind Medienveranstaltungen. Sie sollen entweder eine positive Berichterstattung in der Presse über eine Ankündigung Ihres Unternehmens erhalten, möglicherweise über eine neue Richtlinie, ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung, oder die negative Berichterstattung über ein Problem oder eine Katastrophe begrenzen.

Pressekonferenzen sind anders als jede andere Präsentationsmöglichkeit, und die Auswirkungen können schwerwiegend sein, wenn Sie es vermasseln. Es lohnt sich also herauszufinden, wie Sie sie gut verwalten können.


Wann soll eine Pressekonferenz abgehalten werden?

Es gibt viele Möglichkeiten, Medienberichterstattung zu erhalten. Eine Pressekonferenz sollte nur unter drei Umständen durchgeführt werden:



1. Wenn Sie große Neuigkeiten zu kommunizieren haben

Pressekonferenzen erfordern einiges an Organisation und sind nicht einfach zu verwalten. Sie möchten daher nur dann eine halten, wenn Sie wirklich große Neuigkeiten zu kommunizieren haben, und diese so schnell wie möglich einem großen Publikum zugänglich machen.

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2. Wenn die Nachrichten kurz vor der Veröffentlichung stehen



Kein Journalist, der sein Geld wert ist, wird zu einer Pressekonferenz erscheinen, wenn die Nachricht bereits veröffentlicht wurde. Es müssen „neue“ Nachrichten sein. Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie auf eine Katastrophe reagieren, aber selbst dann muss die Pressekonferenz das erste Mal sein, dass Sie eine formelle Antwort geben, oder Sie müssen etwas Neues haben, um es mit den Medien zu teilen.

3. Wenn Journalisten es wissen wollen

Wenn niemand fragt, möchte es wahrscheinlich niemand wissen und die Presse wird bei Ihrer Pressekonferenz nicht erscheinen. Die Zeit für eine Pressekonferenz ist, wenn Sie die Telefone nicht verwalten können, weil so viele Journalisten nach Informationen suchen.


Die Logistik von Pressekonferenzen

Größere Organisationen haben möglicherweise eine Pressestelle, deren Aufgabe es ist, Pressekonferenzen zu organisieren und Sie darüber zu beraten.

Wenn nicht, sind mehrere Bereiche zu berücksichtigen:

Zeitliche Koordinierung

Rund um die Uhr laufende Nachrichten haben die Landschaft der Pressekonferenzen eher verändert, aber es ist immer noch erwähnenswert, dass Nachrichtenorganisationen möglicherweise auf bestimmte Fernsehsendungen abzielen.



Bei einer Pressekonferenz am Vormittag haben Sie die besten Chancen, einen dieser Slots zu erreichen. Die Wochenmitte wird im Allgemeinen auch als besser angesehen, da sie für Nachrichten ruhiger ist.


Ort

Sie müssen nirgendwo hingehen, um eine Pressekonferenz abzuhalten.

Ein Besprechungsraum reicht aus, vorausgesetzt, es gibt einen geeigneten „Top-Tisch“ und viel Platz für die Presse. Wenn Sie jedoch woanders hingehen, vergessen Sie nicht, zu besuchen, um zu überprüfen, ob der Veranstaltungsort geeignet ist, und stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einen Plan B haben, falls es ein Problem gibt.



Wenn du bist auf eine Katastrophe reagieren Es kann eine gute Idee sein, am Ort des Problems zu sein. Wenn nichts anderes, zeigt dies, dass Ihr Top-Team vor Ort und nicht 500 Meilen entfernt ist.

Der wichtige Punkt ist, dass Ihr Veranstaltungsort für die Medien leicht zu erreichen ist und außerdem mit allen für sie erforderlichen Geräten ausgestattet ist.


Ausrüstung

Sie möchten eine professionelle Soundausrüstung. Mieten Sie sie daher bei Bedarf bei einer PR-Firma, die Sie beraten kann, was Sie benötigen.



Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einen Techniker haben, der alle Probleme lösen kann. Zumindest benötigen Sie Mikrofone, damit jeder hören kann, was Ihre Lautsprecher sagen.

Es kann auch hilfreich sein, die Veranstaltung auf Video zu filmen, falls einige Presseteams an anderer Stelle nicht anwesend sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass ein starkes Mobiltelefonsignal und eine Wi-Fi-Verbindung vorhanden sind und der Zugangscode frei verfügbar ist.


Werbemöglichkeiten

Sie müssen einen Ordner mit Informationen bereitstellen, einschließlich a Pressemitteilung , Einzelheiten zu den Teilnehmern der Pressekonferenz, Zitate von Führungskräften in der Organisation und zu allen Partnern, die Sie überreden können, etwas Positives zu sagen, sowie Einzelheiten zu allen Plänen. Fügen Sie auch eine Website mit weiteren Informationen hinzu.


Menschen

Sie müssen überlegen, wer teilnehmen soll. Wer ist der Beste aus Ihrer Organisation?

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Wählen Sie Personen mit hoher Glaubwürdigkeit aus, die in der Lage sind, gut und artikuliert zu sprechen, auch bei der Beantwortung von Fragen.

Sollten Sie auch Vertreter von Stakeholder-Organisationen einbeziehen? Werden sie sprechen oder nur zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten und anschließend Interviews zu geben?

Idealerweise möchten Sie nur ein oder zwei Redner, aber stellen Sie sicher, dass jeder, der anwesend ist, bleiben kann, um anschließend Medieninterviews zu geben, da dies sicherstellt, dass alle Journalisten, die umgeleitet werden, spät auftauchen und trotzdem die Geschichte erfahren können.


Anzeigen

Stellen Sie sicher, dass der Bereich hinter Ihren Lautsprechern leer ist und / oder Ihr Organisationslogo trägt.

Sie möchten nicht, dass Ihre Lautsprecher im Fernsehen gezeigt werden, wobei anscheinend Rohre aus ihren Köpfen herausragen oder etwas Ablenkendes dahinter steckt. Wenn möglich, fügen Sie Details zur Website Ihrer Organisation in den Hintergrund und / oder auf das Podium oder den Tisch ein.


Moderator

Verwenden Sie einen Moderator, um die Veranstaltung durchzuführen, z. B. indem Sie Redner vorstellen und die Fragen an die entsprechende Person richten. Sie könnten zum Beispiel eine erfahrene PR-Person zum Moderieren oder sogar einen freundlichen Journalisten hinzuziehen.


Presse einladen

Es klingt offensichtlich, aber vergessen Sie nicht, die lokale und gegebenenfalls die nationale Presse darüber zu informieren, dass Sie eine Pressekonferenz abhalten!


Verwaltung der Pressekonferenz

Hier sind zwei Hauptbereiche zu berücksichtigen: Präsentieren Ihrer Informationen und Beantworten von Fragen.

Informationen präsentieren

Hier gibt es wirklich nur eine wichtige Regel: Fassen Sie sich kurz.

Sagen Sie, was Sie zu sagen haben, und hören Sie dann auf. Wenn Sie mehr als einen Sprecher haben, weisen Sie jeden an, drei bis fünf Punkte zu machen, und zwar in höchstens drei bis fünf Minuten. Die gesamte Pressekonferenz sollte nicht länger als 45 Minuten dauern, einschließlich Fragen.

Machen nicht Verwenden Sie PowerPoint oder andere visuelle Hilfsmittel.

Konzentrieren Sie sich auf die Geschichte, die Sie erzählen möchten. Journalisten sind vielbeschäftigte Menschen: Wenn Sie ihnen eine Geschichte geben können, die sie verwenden können, erleichtert dies ihr Leben erheblich. Dies macht es wahrscheinlicher, dass sie nicht nach einem anderen Blickwinkel suchen, sondern den verwenden, den Sie ihnen gegeben haben.

Wenn Sie ihnen keine Geschichte erzählen, finden sie ihre eigene und Sie mögen sie möglicherweise nicht.

Beantwortung von Fragen

Dies ist wahrscheinlich der schwierigste Teil bei der Verwaltung einer Pressekonferenz, da Sie nicht wissen, was auf Sie zukommt.

Wann sollte man jede Art von Grafik verwenden?

Bereiten Sie so viel wie möglich vor, indem Sie herausfinden, was gefragt werden könnte, und eine gute Antwort auf jede schwierige Frage zusammenstellen. Es ist eine gute Idee, mit jemandem zu üben, der vorgibt, Journalist zu sein. Wenn mehr als eine Person auf der Pressekonferenz spricht, vereinbaren Sie im Voraus, wer welche Arten von Fragen beantworten wird.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Moderator auf Fragen aufmerksam ist, die außerhalb des Rahmens der Pressekonferenz liegen, insbesondere wenn diese feindselig sind. Sie müssen bereit sein, einzuspringen und etwas zu sagen wie:

'Ich fürchte, diese Frage liegt heute außerhalb unseres Anwendungsbereichs. Möchte jemand eine Frage zu dem Material stellen, das wir besprochen haben? '

Hüten Sie sich vor Journalisten, die Sie dazu verleiten, bestimmte Sätze zu verwenden, indem Sie Sie „infizieren“. Sie möchten möglicherweise Zitate, die sie außerhalb des Kontexts verwenden können, da diese großartige Schlagzeilen machen.

Beispiel: Infektiöser Text


Bei einer Schulungsveranstaltung zum Thema Pressemanagement gab ein Studententeam vor, der Vorstand einer großen Supermarktkette zu sein, die eine Pressekonferenz abhielt. Ein Journalist sagte:

Wie kann ich mein Selbstvertrauen aufbauen?
Können Sie uns mehr über dieses vergiftete Lebensmittel erzählen, das in einem Ihrer Geschäfte gefunden wurde?

Die Gruppe sah sich entsetzt an. Das Briefing für die Übung hatte kein vergiftetes Essen erwähnt und tatsächlich war es nur der Journalist, der Spiele spielte, um zu sehen, was passieren würde. Einer von ihnen sprach.

Wir geben keine vergifteten Lebensmittel zu .

Als sie es sagte, stellte sie fest, dass sie erwischt worden war. Ein unzusammenhängendes Zitat und eine Überschrift für die Zeitung am nächsten Tag waren eine echte Pressekonferenz gewesen.

Ein Sonderfall sind Pressekonferenzen zu schlechten Nachrichten und insbesondere zu Unfällen oder Katastrophen. Siehe unsere Seite auf Krisenkommunikation für mehr.


Nach dem Ereignis

Es ist eine gute Idee, sich mit lokalen und nationalen Nachrichtenteams in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass sie alles bekommen, was sie brauchen.

Insbesondere wenn an diesem Tag eine andere Veranstaltung stattfand und einige Presseteams es nicht zu Ihrer Pressekonferenz geschafft haben, rufen Sie an und teilen Sie ihnen mit, dass Sie eine Aufzeichnung haben, und senden Sie ein Medienkit per E-Mail. Sie können möglicherweise einen Teil davon verwenden, selbst wenn sie nicht dort waren. Bei Bedarf können Sie auch anbieten, später Interviews mit den Teilnehmern zu führen.

Es ist auch empfehlenswert, die Berichterstattung selbst über soziale Medien und Ihre eigene Website zu teilen, um maximale Publizität zu erzielen, und Ihre Pressekonferenz und die daraus resultierende Berichterstattung zu überprüfen, um festzustellen, was Sie daraus lernen können.

Weiter:
Krisenkommunikation: Management von Presse und Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit Katastrophen
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