So schreiben Sie eine Zusammenfassung

Siehe auch: Berichterstattung

Die Aufforderung, eine Zusammenfassung zu verfassen, sei es für ein Strategiepapier, eine Broschüre, ein Informationspapier oder einen Bericht, kann eine entmutigende Aussicht sein, wenn Sie dies noch nie zuvor getan haben.

Stellen Sie jedoch ein paar Fragen und behalten Sie ein paar einfache Regeln im Kopf, und es wird viel einfacher. Auf dieser Seite werden die Fragen aufgeführt, die Sie sich selbst oder einer anderen Person stellen müssen, sowie einige Warnungen und Konventionen, die Sie beachten sollten.

Inhalt der Zusammenfassung

Zwei wichtige Fragen, die Sie stellen müssen, bevor Sie beginnen




  1. Wer ist das Zielpublikum meiner Zusammenfassung?
  2. Welchen Inhalt des Papiers, den ich zusammenfasse, müssen sie wirklich wissen?

Diese Fragen sind wichtig, da sie Ihnen sagen, was Sie in die Zusammenfassung aufnehmen müssen. Packen wir sie also ein wenig aus:

Das beabsichtigte Publikum



Wie bei allen Schreibprojekten ist es wichtig, Kenne deine Zuhörer . Die Zielgruppe für eine Zusammenfassung kann sich erheblich von der Zielgruppe für das längere Dokument unterscheiden, unabhängig davon, ob es sich um ein Strategiepapier, einen Bericht oder etwas anderes handelt.

Die Zusammenfassung dient mehreren möglichen Zwecken.

So finden Sie die Fläche eines Hauses

Leute können die Zusammenfassung zu lesen Finden Sie heraus, ob sie den vollständigen Bericht lesen müssen. Diese Gruppe kann Personen innerhalb und außerhalb der Organisation umfassen, aber der Bericht wird wahrscheinlich darauf eingehen, was sie jeden Tag tun. Sie werden oft Fachexperten sein; Sie müssen nur wissen, ob es etwas Neues gibt, das sie lesen sollten. Diese Gruppe wird nach einer umfassenden Zusammenfassung des Inhalts des umfassenderen Papiers suchen.

Die Leute wollen vielleicht Finden Sie heraus, ob sie den vollständigen Bericht interessant und relevant finden , auch wenn nicht unbedingt erforderlich. Auch diese Gruppe ist wahrscheinlich Fachexperte, kann aber auch Analysten umfassen, die nach einem bestimmten „Blickwinkel“ auf das Thema suchen. Diese Gruppe wird auch eine einfache Zusammenfassung des Inhalts begrüßen.



Sie können Lesen Sie die Zusammenfassung anstelle des vollständigen Berichts . Es ist diese Gruppe, um die Sie sich wirklich Sorgen machen müssen, da sie wahrscheinlich den Vorstand oder das Führungsteam Ihrer Organisation sowie Journalisten umfasst. Was in der Zusammenfassung enthalten ist, ist daher die Botschaft, die sie wegnehmen werden und die möglicherweise weiter verbreitet wird. Für diese Personen ist die Zusammenfassung ihr Fenster zum Thema und muss transparent und nicht undurchsichtig sein, wenn sie es verstehen wollen.

Denken Sie an Ihre Zielgruppe: Wen möchten Sie in Ihrer Zusammenfassung lesen und warum?


Mach dir keine Sorgen um andere Leute, die es lesen könnten. Dies ist dein Zielgruppe , die Personen, an die Sie oder Ihr direkter Vorgesetzter die Zusammenfassung senden werden. Wenn die Zusammenfassung zur Veröffentlichung bestimmt ist, welche Gruppen möchten Sie am liebsten lesen?


Was muss Ihre Zielgruppe wissen?

Sobald Sie Ihre Zielgruppe identifiziert haben, können Sie darüber nachdenken, was sie als Ergebnis des Lesens Ihrer Zeitung wissen oder tun müssen. Dies kann in zwei Teile geteilt werden:

Was ist eine 7-seitige Form?

Kategorisieren Sie das Dokument zunächst danach, ob es Maßnahmen benötigt oder nur zu Informationszwecken dient. Dies bestimmt die Sprache, die Sie verwenden.

Als nächstes müssen Sie herausfinden, welche Schlüsselbotschaften Ihr Publikum nach dem Lesen im Kopf haben soll. Informationen und Konzepte, die sie vorher nicht hatten.

Top Tipp

Eine gute Möglichkeit, über die wichtigsten Inhalte nachzudenken, besteht darin, sich vorzustellen, Ihren Chef oder CEO auf dem Parkplatz oder an der Kaffeemaschine zu treffen. Welche drei wichtigen Punkte zu Ihrem Dokument möchten Sie ihnen mitteilen?

Reduzieren Sie Ihre Kernbotschaften auf drei oder höchstens fünf Aufzählungspunkte aus einem oder zwei Sätzen. Wenn Sie daran arbeiten, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sind sie beim Schreiben in Ihrem Kopf absolut klar.

Schreiben Sie Ihre Zusammenfassung



WARNUNG!


Einige Organisationen haben sehr klare Strukturen, die für Dokumente wie Executive Summaries verwendet werden, andere sind offener.

Bevor Sie beginnen, prüfen Sie, ob Sie innerhalb einer bestimmten Struktur arbeiten müssen oder nicht. Wenn Sie beispielsweise eine Zusammenfassung eines akademischen Berichts zur Einreichung schreiben, besteht möglicherweise eine Einschränkung der Wortanzahl oder Sie müssen innerhalb einer Seite des Papiers bleiben.


Wenn Sie Ihre Zusammenfassung schreiben, sollten Sie Ihre Zielgruppe jederzeit im Auge behalten und für sie schreiben.

Wenn Ihr Publikum Ihren Chef oder Geschäftsführer umfasst, denken Sie: Wie viel wissen sie bereits und wie viel müssen Sie erklären?

Wenn Ihr Publikum Journalisten umfasst, müssen Sie wahrscheinlich alles erklären. Wenn es sich lediglich um eine Zusammenfassung eines Papiers handelt, weil Sie eines veröffentlichen müssen, müssen Sie das Papier einfach zusammenfassen.

kritisches Zuhören bedeutet, dass Sie als Zuhörer listen



Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt im Detail stecken bleiben, ist es eine gute Idee, mit jemand anderem darüber zu sprechen, was aufgenommen werden soll.

Die Sprache, die Sie verwenden, muss ziemlich formal sein, unabhängig davon, ob die Zusammenfassung zur Veröffentlichung vorgesehen ist oder nicht. Im Zweifelsfall besuchen Sie unsere Seite: Formelles und informelles Schreiben .

Im Großen und Ganzen fasst eine Zusammenfassung, wie zu erwarten, die Hauptpunkte des zugrunde liegenden Papiers zusammen und zeigt die wichtigsten Punkte auf. Es besteht normalerweise aus drei Abschnitten: Einleitung, Hauptteil und Abschluss.

Das Einführung legt die Szene fest und erklärt, worum es in dem Papier geht, einschließlich der Maßnahmen, die als Ergebnis ergriffen werden müssen. Es müssen nicht mehr als ein oder zwei Sätze sein. Für ein internes Papier könnten Sie schreiben:

Dieses Papier erklärt die Ergebnisse der Forschung über [Thema] und seine Relevanz für die Organisation. Es enthält fünf wichtige Ergebnisse und drei Empfehlungen für Maßnahmen innerhalb der Organisation. Sie werden gebeten, diese zur Kenntnis zu nehmen und zu entscheiden, ob die Empfehlungen umgesetzt werden sollen.

Für eine Zusammenfassung eines veröffentlichten Papiers ist es nicht ungewöhnlich, dass der erste Absatz mehr Aufmerksamkeit erregt.

Zum Beispiel aus einem kürzlich veröffentlichten Bericht über grüne Energie und das Internet:

Für die geschätzten 2,5 Milliarden Menschen auf der ganzen Welt, die mit dem Internet verbunden sind, ist ein Leben ohne das Internet nicht vorstellbar.
Das Internet hat die Struktur unseres täglichen Lebens neu gewebt - wie wir miteinander kommunizieren, arbeiten und uns unterhalten - und ist zu einer Grundlage der Weltwirtschaft geworden.

[Quelle: Greenpeace, Klicken Sie auf Reinigen ].

Dieses Beispiel setzt immer noch die Szene: Die Bedeutung des Internets, aber hier geht es darum, die Menschen zum Lesen zu bringen und nicht nur Informationen bereitzustellen. Auch hier dreht sich alles um Ihr Publikum und darum, was es braucht oder will.

Das Hauptteil des Textes skizziert die wichtigsten Ergebnisse und / oder Empfehlungen aus dem Bericht oder Papier, zu dem dies die Zusammenfassung ist. Der Hauptabschnitt muss sich auf die interessanten und relevantesten Teile des Berichts konzentrieren.

Am wichtigsten ist, dass der Hauptteil der Zusammenfassung für sich allein stehen muss, ohne dass sich der Leser auf den Hauptteil des Berichts oder des Strategiepapiers beziehen muss. Dies ist eine Überprüfung wert, indem Sie jemanden, der nicht viel über das Thema weiß, bitten, es für Sie zu lesen.

Schließlich brauchen Sie eine Fazit Hier werden die Nachrichten oder Maßnahmen zum Mitnehmen beschrieben, die von der Person benötigt werden, die den Bericht liest. Aufzählungszeichen sind eine nützliche Form, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Hier kommen Ihre drei bis fünf Nachrichten ins Spiel.

Wenn Sie fertig sind, überprüfen Sie es anhand unserer Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alles abgedeckt haben.

Checkliste zum Verfassen einer Zusammenfassung

Flächeninhalt von Quadrat- und Rechteckformel

  • Haben Sie das Publikum immer im Auge behalten?
  • Hast du es an sie gerichtet?
  • Haben Sie eine Wortzahl oder strukturelle Anforderungen erfüllt?
  • Haben Sie die Kernbotschaften und die daraus resultierenden Maßnahmen klar umrissen?
  • Ist die Zusammenfassung für sich genommen ohne den beigefügten Bericht sinnvoll?

Letzte Worte der Warnung

Eine Zusammenfassung kann nicht alles für alle Menschen sein. Sie haben nur ein paar hundert Wörter. Sie müssen sich fest auf Ihr Zielpublikum und dessen Bedürfnisse konzentrieren. Andere Leute mögen es nützlich finden; Ihr Zielpublikum verlässt sich darauf.

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