So vermeiden Sie, ein E-Mail-Monster zu werden

So vermeiden Sie, ein E-Mail-Monster zu werden

Wir haben einen langen Weg zurückgelegt, seit E-Mail erfunden wurde.



Wussten Sie eigentlich, dass die erste E-Mail wurde 1971 gesendet? Richtig, wir verwenden E-Mail seit fast 50 Jahren! Du denkst also, wir wären alte Profis effektive E-Mails schreiben Inzwischen, richtig? Falsch!

Schlechte E-Mail-Etikette kann eskalieren

Nach a Umfrage Von Sendmail im Jahr 2013 gaben 64 Prozent der Befragten an, bei der Arbeit eine E-Mail gesendet oder empfangen zu haben, die unbeabsichtigt verursacht wurde Zorn oder Ressentiments.



Als ich diese Statistik zum ersten Mal las, war ich leicht geschockt. Aber meine Überraschung ließ bald nach. Und nachdem ich eine Weile darüber nachgedacht hatte, wurde mir klar, dass es tatsächlich vollkommen sinnvoll war. Im Laufe der Jahre habe ich unzählige elektronische Nachrichten erhalten, von E-Mail über Text bis hin zu IMs, von Personen (und höchstwahrscheinlich auch leider), die mich verwirrt haben oder die ich auf die eine oder andere Weise falsch interpretiert habe.



Ein einfacher Witz oder eine sarkastische Bemerkung, die elektronisch gesendet wurde und von der ich dachte, dass sie den Empfänger sicherlich erfreuen würde und die er höchstwahrscheinlich getan hätte, wenn sie persönlich geliefert worden wäre, hat die Menschen verwirrt oder verletzt und mich rotgesichtig gemacht.

Das Monster erhebt seinen hässlichen Kopf

Eines der schlimmsten Beispiele für eine schlechte E-Mail-Etikette, an die ich mich erinnere, war zwischen zwei ehemaligen Kollegen. Nennen wir sie Georgia und Bernard.

Bernard hatte Georgia ein Feedback zu einem Bericht per E-Mail geschickt, den sie geschrieben hatte (bisher so gut, da dies Bernards Aufgabe war). Es war ziemlich umfangreich, was wiederum nicht ungewöhnlich war. Seine Sprache war jedoch etwas direkter als nötig. Tatsächlich war die gesamte Nachricht eine Liste äußerst kritischer Kommentare. Einige davon waren unnötig und unhöflich oder wirkten ausgesprochen persönlich. Um das Ganze abzurunden, versäumte es Bernard, sich mit einem „Dankeschön“ abzumelden, und er sagte auch nicht „Bitte“. Stattdessen endete er einfach mit: 'Wann kann ich diese Änderungen wieder erwarten?'



Einige von Ihnen denken vielleicht: 'Nun, was ist daran falsch? Er hat doch nur seinen Job gemacht. “

Aber es traf einen Nerv bei Georgia, dessen inneres E-Mail-Monster seinen hässlichen Kopf aufrichtete. Also tippte sie schnell eine unhöfliche Antwort ein und schickte sie an Bernard.

die Fläche einer Form finden

Die Angelegenheit eskalierte und der Teammanager wurde hinzugezogen, um die Situation zu entschärfen. Eine Situation, die letztendlich über alle Maßen gesprengt worden war. Alles wegen der Art und Weise, wie eine E-Mail geschrieben wurde.

Hinzufügen der „menschlichen Note“ zur E-Mail



Was ist also mit E-Mails und allen Formen der digitalen Kommunikation, das so viel Raum für Fehlinterpretationen lässt?

Nun, in erster Linie ist es das völlige Fehlen einer 'menschlichen Berührung'.

Eine elektronische Nachricht kann Sie nicht anlächeln oder zwinkern, wenn sie einen Witz erzählt. Es hat einen völligen Mangel an Empathie. Und obwohl es eine Reihe von seltsamen und verrückten Emoticons gibt, aus denen Sie auswählen können, um die Körpersprache auszudrücken, eignen sich diese nicht gut für professionelle oder geschäftliche Umgebungen.

Es kann schwierig sein, in einer E-Mail den richtigen Ton zu treffen. Insbesondere, wenn Sie eine Nachricht an einen neuen Starter oder an jemanden senden, den Sie nicht kennen.

Gleichzeitig muss der Ton an die Person angepasst werden, an die Sie eine E-Mail senden. Sie würden beispielsweise keinen Kuss am Ende einer an Ihren Chef gesendeten Nachricht hinzufügen, aber Sie könnten dies tun, wenn Sie einen an einen Freund oder ein Familienmitglied senden. Für einige von uns kann es besonders schwierig sein, ihren Schreibstil anzupassen.

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Was ist die Lösung?

Tatsächlich ist dieses Problem so besorgniserregend geworden, dass es mittlerweile Apps gibt, mit denen Benutzer ihren E-Mail-Schreibstil an die Persönlichkeit ihres Empfängers anpassen können. Eine solche App - veröffentlicht im Jahr 2015 - ist Kristall Dies funktioniert, indem Sie die Online-Daten Ihrer Kontakte verwenden, um die Kommunikation nach ihren Vorlieben und Abneigungen zu gestalten.

Das klingt vielleicht ein bisschen orwellianisch, ganz zu schweigen von der Intuitivität (mit einem Computerprogramm, um einer E-Mail die „menschliche Note“ hinzuzufügen?), Aber die App tut nur das, was eine App vorhat - eine Lücke füllen den Markt und lösen ein gemeinsames Problem.

Was können wir also tun, um sicherzustellen, dass unsere Nachrichten von Menschen so empfangen und gelesen werden, wie wir es beabsichtigt haben, abgesehen davon, dass eine App unsere E-Mails für uns schreibt? In unserer neuen Infografik finden Sie einige nützliche Tipps: So schreiben Sie effektive E-Mails .

Und wenn Sie E-Mail-Anekdoten der E-Mail-Monster haben, denen Sie begegnet sind, oder Tipps dazu Sie Wenn Sie teilen möchten, tun Sie dies bitte im Kommentarbereich unten.