Schneller, weniger, bessere E-Mails: Verwalten Sie die Lautstärke, reduzieren Sie den Stress, lieben Sie die Ergebnisse

Schneller, weniger, bessere E-Mails

Neulich habe ich ein Treffen mit einer Mitarbeiterin an ihrem Arbeitsplatz vereinbart. Wir hatten uns nie getroffen und hatten immer per E-Mail kommuniziert.



Es hätte ein einfacher Austausch sein sollen: Ich übermittle mögliche Daten, Zeiten und Zahlen. Sie bestätigte, dass ihr Büro die richtige Verfügbarkeit hatte. Unglaublich, das hat gedauert acht Nachrichten zu erreichen. Und es hat uns beide drei Stunden lang abgelenkt.

Warum hat es so lange gedauert? Wenn ich unsere Botschaften analysiere, kann ich sehen, dass keiner von uns es war klar genug schreiben oder sorgfältig genug lesen.



Sie ignorierte eines der Daten, die ich erwähnt hatte, und machte Annahmen über andere. Mir war nicht klar, welche Wochentage nicht möglich waren, und ich hatte keine harten Zielzeiten hervorgehoben.

E-Mail wird nicht immer zugestellt



Ich fühlte mich eine Zeit lang nostalgisch, als dies am Telefon drei Minuten gedauert hätte. Und ich fragte mich, ob wir jetzt zu sehr auf E-Mails angewiesen sind - bis zu dem Punkt, dass sie uns regieren und nicht umgekehrt?

Schneller, weniger, bessere E-Mails - Verwalten Sie die Lautstärke, reduzieren Sie den Stress, lieben Sie die Ergebnisse

Dieser Gedanke hat auch die Führungstrainerin Dianna Booher, CEO des Booher Research Institute und Autorin von 48 Büchern, gestört.

Wir haben über E-Mail-Management gesprochen, als ich sie für unsere interviewt habe Experteninterview Podcast vor ein paar Jahren.



Jetzt hat sie diesem Thema ein ganzes Buch gewidmet - ' Schneller, weniger, bessere E-Mails: Verwalten Sie die Lautstärke, reduzieren Sie den Stress, lieben Sie die Ergebnisse . '

Darin zitiert Booher Forschungsergebnisse, die zeigen, dass E-Mails unsere Produktivität beeinträchtigen können, wenn wir nicht aufpassen. Und das ist teuer.

Sie hat berechnet, dass die Zeitkosten für E-Mails bis zu 30.000 US-Dollar pro Jahr betragen können, wenn eine Person 75.000 US-Dollar plus Vorteile verdient. Es lohnt sich also buchstäblich, besser in E-Mails zu sein - sie zu schreiben, zu lesen und zu organisieren.

Gemacht für Geschwindigkeit



Um beim Schreiben zu helfen, bietet Booher die Mnemonik MADE an. Es steht für Nachricht, Aktion, Details und Beweise.

Die Nachricht ist eine kurze Zusammenfassung dessen, was wir sagen möchten. Aktion ist das, was wir oder der Empfänger tun müssen. Details sind weitere notwendige Informationen, und Evidence hilft bei Hintergrundinformationen oder Klarheit. Dies kann ein Anhang oder frühere E-Mails sein, die unten eingefügt wurden.

Dieser Rat erinnert mich an ein Gespräch mit dem Autor Mike Song vor einem Jahrzehnt. Mein damaliger Redakteur war auf Songs Buch 'The Hamster Revolution: So verwalten Sie Ihre E-Mails, bevor sie Sie verwalten' gestoßen. Und er schlug vor, wir laden ein Lied als Gast in unserem Experteninterview-Podcast.

Was bedeutet dieses Symbol?

Ich erinnere mich, dass ich daran gezweifelt habe, dass wir eine halbe Stunde mit E-Mail-Tipps füllen können. Am Ende wollte ich nicht, dass das Interview aufhört. E-Mail erwies sich als großartiges Thema, und viele Ratschläge von Song sind heute genauso relevant wie damals.

Sagen Sie Nein zu Benachrichtigungen

Im Podcast gab er uns seine drei besten Tipps. Beginnen Sie zuerst freundlich. Song erkennt an, dass Prägnanz der Schlüssel ist. Aber er fügt hinzu: 'Wir wollen nicht die Wärme und Menschlichkeit unserer Korrespondenz verlieren.'

Zweitens schalten Sie den Ping aus! Es ist schwierig, nach Benachrichtigungen wieder an die Arbeit zu gehen, unabhängig davon, ob wir aufgefordert werden, unsere Nachrichten zu überprüfen.

Und drittens schlägt er vor, dass wir 'nach Ordnern filtern' und 'E-Mails mit niedriger Priorität an einen vordefinierten Ordner umleiten, den Sie ein- oder zweimal im Monat überprüfen'.

Nach meinem Gespräch mit Song habe ich all diese Tipps angewendet und verwende immer noch die E-Mail-Ordnersystem Ich habe mich vor all den Jahren eingerichtet.

Viele der Tipps von Song stimmen mit Boohers neuerem Leitfaden überein. Sie konzentrieren sich darauf, Zeit zu sparen und alle wichtigen Aspekte des elektronischen Messaging zu maximieren.

Hängt davon ab

Zum Beispiel betonen beide Autoren die Nützlichkeit gut geschriebener Betreffzeilen. Und sie können Ihnen wirklich helfen, 'Weniger, schneller, bessere E-Mails' zu schreiben. Betrachten Sie den Unterschied zwischen 'Konferenzagenda' und 'Tagesordnung für die Konferenz am 11. Januar, Feedback heute um 16 Uhr.'

Die Details in der zweiten Version könnten den Empfängern wirklich helfen, insbesondere wenn sie unterwegs auf E-Mails auf ihren Handys blicken.

Wenn die Betreffzeile die gesamte Nachricht enthält, beenden einige Personen EOM, was für 'Ende der Nachricht' steht. Dadurch wird den Empfängern mitgeteilt, dass sie die E-Mail nicht öffnen müssen, wodurch ein Klick gespeichert wird.

Als Song diesen Tipp mit mir teilte, fragte ich mich, ob er Leute verwirren könnte, die nicht wussten, was EOM bedeutet. Genau den gleichen Tipp in Boohers Buch zu finden, deutet darauf hin, dass dieses Akronym weiter verbreitet ist. Im Zweifelsfall kann die Verwendung des Wortes 'Ends' anstelle von EOM den gleichen Effekt haben und klarer sein.

Was sind Ihre Top-Tipps für das E-Mail-Management? Nehmen Sie an der folgenden Diskussion teil!

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