Durchführung eines Meetings

Siehe auch: Achtsame Treffen

Wenn entsprechende Vorbereitungen getroffen wurden, wird die Szene für ein effektives Meeting vorbereitet.

Tagesordnungen wird produziert und in Umlauf gebracht worden sein. Die Teilnehmer werden mit dem Wissen ankommen, was besprochen werden soll, und mit ausreichenden Hintergrundinformationen, um relevante Beiträge zu leisten. Gegebenenfalls haben sie sich mit den von ihnen vertretenen Personen beraten und relevante Fragen erörtert.

Siehe unsere Seite: Besprechungen - Planung und Struktur um zu lernen wie.




Auf dieser Seite wird die Rolle des Vorsitzenden untersucht, dessen Aufgabe es ist, die Besprechung durchzuführen.

Die Rolle des Vorsitzenden

In einer formelleren Sitzung wird der Vorsitzende den Zweck der Sitzung darlegen und die Mitglieder daran erinnern, warum sie dort sind.

In einem solchen Treffen besteht wenig Bedarf, auf dieses Verfahren Bezug zu nehmen, da dies in der festgelegten Etikette impliziert ist, nämlich:

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  • Der Vorsitzende kontrolliert die Sitzung.
  • Alle Bemerkungen werden über den Lehrstuhl angesprochen.
  • Mitglieder unterbrechen sich nicht gegenseitig.
  • Die Mitglieder streben einen Konsens an.
  • Eine Abstimmung findet statt, wenn kein Konsens erzielt wird.
  • Die Mehrheit gewinnt die Abstimmung.
  • Alle Mitglieder akzeptieren die Mehrheitsentscheidung.

Das ist ein Modell Es können jedoch alternative Modelle übernommen werden.



Während der Diskussion ist der Vorsitzende dafür verantwortlich, dass der reibungslose Ablauf fortgesetzt wird, indem alle anwesenden Mitglieder einbezogen werden und nicht zugelassen wird, dass ein oder zwei Personen die Sitzung dominieren. Das Zusammenfassen durch den Vorsitzenden während der Sitzungen kann:

  • Zeigen Sie Fortschritt oder Mangel an.
  • Richten Sie die Diskussion neu aus, die vom Punkt abgekommen ist.
  • Schließen Sie einen Punkt ab und führen Sie zum nächsten.
  • Markieren Sie wichtige Punkte.
  • Helfen Sie dem Sekretär im Bedarfsfall.
  • Klären Sie Missverständnisse.

Der Vorsitzende sollte Tempo das Treffen, um sicherzustellen, dass es zur Zeit läuft. Wenn die Planung ordnungsgemäß ausgeführt wurde, sollte sich dies nicht als Problem erweisen.

Am Ende einer Sitzung sollte der Vorsitzende die Mitglieder daran erinnern, was sie erreicht haben, und ihnen für ihre Beiträge danken. Schließlich sollten Uhrzeit und Datum des nächsten Treffens festgelegt werden. Auch dies ist ein gemeinsames Modell für effektive Besprechungen. Erfolgreiche Ergebnisse können auf unterschiedliche Weise mit unterschiedlichen Strategien für unterschiedliche Zwecke erzielt werden. Passen Sie sie daher an bestimmte Situationen an.


Die Rolle der Mitglieder

Während es die Aufgabe des Vorsitzenden ist, die Sitzung zu leiten, ist die Teilnahme aller Mitglieder auch für den Erfolg der Sitzung von grundlegender Bedeutung.



Um ein effektives Meeting zu gewährleisten, sollten alle Teilnehmer:

  • Treffen Sie alle erforderlichen Vorbereitungen vor dem Treffen.
  • Pünktlich ankommen.
  • Sei offen.
  • Hören Sie auf die Meinungen anderer.
  • Sich beteiligen.
  • Vermeiden Sie es, das Verfahren zu dominieren.
  • Vermeiden Sie Konfliktsituationen.
  • Vermeiden Sie Nebengespräche, die andere ablenken.
  • Stellen Sie Fragen, um das Verständnis zu klären.
  • Notieren Sie alle vereinbarten Maßnahmen. (Sehen: Notizen )
  • Führen Sie nach dem Treffen alle vereinbarten Maßnahmen durch und informieren Sie gegebenenfalls andere.
Siehe auch: Die Rolle des Sekretärs und das Schreiben von Protokollen .

Warum Meetings unwirksam sein können

Es gibt viele Gründe, warum Besprechungen nicht effektiv sind. Einige davon sind:

  • Das Treffen ist nicht notwendig und dreht sich um die Diskussion trivialer Themen, wodurch die wertvolle Zeit der Mitglieder verschwendet wird.
  • Dem Treffen fehlt eine klare Zweckbestimmung d.h. die Ziele und Vorgaben sind nicht klar definiert.
  • Unangemessener Führungsstil d.h. der Vorsitzende dominiert und schließt andere Beiträge oder ignoriert sie. Siehe unsere Seite: Führungsstile .
  • Der Vorsitzende übt wenig Kontrolle aus und ermöglicht es einem oder zwei Mitgliedern, das Verfahren zu dominieren.
  • Das Treffen ist zu groß Dadurch wird der Diskussionsfluss eingeschränkt und verhindert, dass alle Mitglieder einen Beitrag leisten können.
  • Es entstehen Entscheidungen, die nicht wirklich repräsentativ sind.
  • Probleme werden besprochen, anstatt durchgesprochen zu werden.
  • Entscheidungen werden verzögert oder nicht umgesetzt.
  • Es werden keine eindeutigen Entscheidungen getroffen.
  • Minuten sind ungenau oder als vom Vorsitzenden oder Sekretär für seine / ihre eigenen Zwecke manipuliert angesehen werden.
  • Die falschen Leute sind anwesend Dadurch wird verhindert, dass die Besprechung effektiv abläuft, z. B. müssen sich die Anwesenden auf eine andere Person beziehen und können daher nicht effektiv kommentieren.

Zusammenfassung

Es gibt viele Arten von Besprechungen und viele Gründe, warum Besprechungen unwirksam sein können.

Damit die Sitzungen effektiv sind, müssen alle Anwesenden teilnehmen. Die Schlüsselkompetenzen von zwischenmenschliche Kommunikation und Hören sind wichtig.

Um den Erfolg eines Meetings sicherzustellen, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich, und die Rolle des Vorsitzenden ist von größter Bedeutung. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, sollten alle Teilnehmer das Meeting mit dem Gefühl der Leistung verlassen, nicht als ob ihre Zeit verschwendet worden wäre.

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