Agenda-Setting für Meetings

Siehe auch: Achtsame Treffen

Während unsere Seite auf Effektive Meetings berührt den Zweck einer Agenda und wie man eine setzt, unsere Seite, Die Rolle des Sekretärs erklärt, dass die Festlegung der Tagesordnung eine Aufgabe ist, die normalerweise vom Vorsitzenden und vom Sekretär gemeinsam ausgeführt wird.

Diese Seite enthält weitere Details zu dieser wichtigen Aufgabe und hilft Ihnen bei der Entwicklung von Agenden, die qualitativ hochwertige und effektive Besprechungen unterstützen.

Was ist eine Agenda?

In ihrer einfachsten Form enthält eine Tagesordnung die Liste der Punkte, die auf einer Sitzung erörtert werden sollen.



Es sollte enthalten:

  • Der Zweck des Treffens ;; und
  • Die Reihenfolge, in der die Punkte besprochen werden sollen , damit das Treffen seinen Zweck erreicht. Dies wird später das Protokoll der Besprechung prägen.
Weitere Informationen zum Schreiben von Protokollen finden Sie auf unserer Seite: Die Rolle des Sekretärs .

Die Tagesordnung kann mehr oder weniger detailliert sein und enthält häufig Zeitpläne für jeden Punkt.

Eine Tagesordnung ist ein Instrument für Teilnehmer, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Vorsitzenden und die Sekretärin. Es erfüllt verschiedene Funktionen vor, während und nach einem Meeting.

Diese Funktionen umfassen:

  • Es hilft potenziellen Teilnehmern bei der Entscheidung, ob sie teilnehmen müssen . Indem dargelegt wird, was und wie lange diskutiert wird, wird potenziellen Teilnehmern gezeigt, ob sie für die Diskussion von entscheidender Bedeutung sind und ob dies für sie von entscheidender Bedeutung ist. Sie können dann eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob sie anwesend sind oder ihren Beitrag schriftlich oder über einen anderen Teilnehmer leisten.
  • Es hilft den eingeladenen Personen, sich auf das Meeting vorzubereiten . Zusammen mit allen Papieren können sie verstehen, was besprochen wird, und im Voraus über die Themen nachdenken. Sie können auch Fakten oder Zahlen so vorbereiten, dass sie über die erforderlichen Informationen verfügen, um einen wirksamen Beitrag zu leisten.
  • Es bietet eine Struktur für das Meeting . Dies bedeutet, dass jeder, der vom Thema ablenkt, schnell und einfach zur Sache zurückgebracht werden kann.
  • Ebenso kann der Vorsitzende die Besprechung steuern . Eine zeitgesteuerte Tagesordnung ist hierfür besonders hilfreich, da der Vorsitzende nach Ablauf der Zeit zum nächsten Punkt übergehen kann und die Teilnehmer auffordert, die Diskussion gegebenenfalls an anderer Stelle fortzusetzen.
  • Schließlich gibt es eine Möglichkeit, den Erfolg des Meetings zu beurteilen . Da die Tagesordnung den Zweck enthält, können die Teilnehmer sehen, ob das Meeting sein Ziel erreicht hat oder nicht. Dies macht deutlich, ob künftige Treffen zum gleichen Thema erforderlich sind.

So legen Sie eine Agenda fest

Es gibt im Allgemeinen fünf oder sechs große Bereiche, die in einer Tagesordnung behandelt werden sollen:

  • Logistik



    Dies umfasst Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung, den Titel und eine Liste der eingeladenen Teilnehmer.

  • Zielsetzung

    Der Zweck des Meetings und Hintergrundinformationen, z. B. ob dies der erste in einer Reihe von Meetings ist.

  • Housekeeping

    Dies sollte beinhalten Willkommen und Einführung und alle Entschuldigung für die Abwesenheit . Es sollte auch abdecken Genehmigung der vorherigen Protokolle und alle Angelegenheiten entstehen von ihnen, die an keiner anderen Stelle auf der Tagesordnung behandelt werden.



    In einer formellen Sitzung umfasst die Haushaltsführung auch alle Änderungen, die am letzten Protokollsatz erforderlich sind und im Protokoll dieser Sitzung formell dokumentiert werden sollten.

  • Artikel

    Dies ist das „Fleisch“ der Tagesordnung. Jeder Artikel sollte eine Nummer, einen Titel und einen Moderator / Lead haben. Es sollte auch eine vorgeschlagene Frist für die Diskussion geben.

    Das Timing kann ohne vorherige Erfahrung des Meetings schwer zu bestimmen sein. Die Sekretärin muss möglicherweise den Moderator / Leiter fragen, wie lange ein bestimmter Punkt ihrer Meinung nach dauern wird, und ihn dann mit dem Vorsitzenden besprechen. Die endgültige Zuteilung sollte sich nach der Bedeutung des Punktes für das Ziel des Treffens und seinem Kontroversengrad richten. Ein sehr kontroverser Punkt, der mit dem Ziel des Treffens verbunden ist, sollte zur Diskussion an anderer Stelle verschoben werden.

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In acht nehmen!


In einigen formalen Situationen können bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen die Möglichkeit haben, die Aufnahme von Punkten in die Tagesordnung zu beantragen. Dies muss entweder durch dies oder durch sorgfältige Aushandlung einer anderen Diskussionsmöglichkeit berücksichtigt werden, wenn die Tagesordnung bereits zu voll ist.


  • Jedes andere Geschäft (AOB)

    Viele Tagesordnungen enden mit einem Punkt auf 'Any Other Business' oder 'AOB'. Dies kann eine Gelegenheit für die Teilnehmer sein, etwas für die Aufnahme in eine zukünftige Agenda zu markieren, kann aber auch den reibungslosen Ablauf des Meetings sehr stören.

    Teilnehmer können AOB verwenden, um ein Meeting für ihre eigenen Zwecke zu entführen und das gesamte Gefühl des Meetings zu ändern, häufig von einer äußerst positiven, handlungsorientierten Diskussion zu einer Beschwerde. Da AOB traditionell das letzte ist, ist es auch das Element, an das sich die Teilnehmer am wahrscheinlichsten erinnern, insbesondere wenn es einen negativen Ton hatte.

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    Ein gut geführtes Treffen mit einer gut vorbereiteten Agenda sollte bedeuten, dass niemand ein anderes Geschäft ansprechen möchte.

    Es wird daher dringend empfohlen, dass Sie entweder:

    • Nehmen Sie AOB überhaupt nicht als Tagesordnungspunkt auf. oder
    • Wenn Sie AOB auf die Tagesordnung setzen, stimmen Sie zu, dass dies nur dazu dient, Themen zur Diskussion bei einem zukünftigen Treffen oder anderswo anzusprechen.



    Ein schlechtes Gefühl beim Ausschluss von AOB kann vermieden werden, indem den Teilnehmern die Möglichkeit geboten wird, vorab Punkte für die Aufnahme in die Tagesordnung vorzuschlagen.

    Es ist jedoch die endgültige Entscheidung des Vorsitzenden, welche Punkte in Zusammenarbeit mit dem Sekretär in seine Rolle als Hüter des Prozesses aufgenommen werden sollen.

  • Schließen

    Dies sollte die Zusammenfassung der Sitzung durch den Vorsitzenden, das Datum und die Uhrzeit der nächsten Sitzung sowie alle vereinbarten Maßnahmen und die Verantwortlichen enthalten.

Top Tipp!


Tagesordnungen sollten im Allgemeinen kurze Dokumente sein, idealerweise nicht mehr als eine Seite.

Eine kurze Erläuterung zu jedem Punkt, einschließlich dessen, was wahrscheinlich besprochen wird und was nicht, wird den Teilnehmern helfen, sich besser vorzubereiten und den Vorsitzenden bei der Kontrolle des Meetings zu unterstützen.

Pausen in der Agenda

Einige Sitzungen, z. B. formelle Vorstandssitzungen oder Abwesenheitstage, können den ganzen Tag oder sogar länger als einen Tag dauern.

Die Tagesordnungen für solche Treffen müssen natürlich Pausen umfassen, normalerweise mindestens eine Pause am Morgen und eine am Nachmittag sowie eine Mittagspause.

Selbst eine kürzere Besprechung kann jedoch von einer oder mehreren geplanten Pausen profitieren. Diese bieten die Möglichkeit zur Diskussion zwischen zwei oder mehr Teilnehmern außerhalb des Hauptmeetings und ermöglichen es einem Meeting, wieder auf Kurs zu kommen, wenn ein oder mehrere Punkte länger als erwartet gedauert haben.

Meetings produktiver gestalten

Eine gute Agenda stellt sicher, dass die Diskussion fließt, aber konzentriert ist, das Meeting sein Ziel erreicht und die Zeit der Teilnehmer produktiv genutzt wird.

Sich die Zeit zu nehmen, um eine Agenda vorzubereiten, ist gut investierte Zeit. Es wird Ihren Teilnehmern auch zeigen, dass Sie ihre Zeit genauso schätzen wie Ihre eigene. Der Aufwand wird sich auch später auszahlen: Wenn die Leute erfahren, dass Ihre Meetings gut verlaufen und ihre Ziele erreichen, werden sie in Zukunft eher an ihnen teilnehmen.

Siehe auch:
Besprechungen - Planung und Struktur
Durchführung einer Sitzung - Die Rolle des Vorsitzenden
Die Rolle des Sekretärs und Protokollierung